Mitä laittaa sähköpostin loppuun?

Sähköpostin loppusanat – Valitse oikein ja jätä hyvä maku

Sähköposti on edelleen olennainen osa niin henkilökohtaista kuin ammatillistakin viestintää. Vaikka viestin sisältö on tietenkin tärkein, ei sen lopetustapaa kannata aliarvioida. Loppusanat antavat viimeisen silauksen viestille ja voivat vaikuttaa siihen, miten vastaanottaja sinut ja viestisi kokee. Suomessa käytetään monia yleisiä lopputervehdyksiä, mutta niiden valinta riippuu kontekstista ja suhteestasi vastaanottajaan.

Milloin valita perinteinen?

Listasi joitakin yleisimpiä vaihtoehtoja, ja ne ovatkin hyvä pohja. Tarkastellaan niitä hieman tarkemmin ja mietitään, missä tilanteissa ne toimivat parhaiten:

• Ystävällisin terveisin: Turvallinen ja monikäyttöinen vaihtoehto, joka sopii lähes kaikkiin tilanteisiin. Se on kohtelias ja ystävällinen, mutta ei liian tuttavallinen.
• Yhteistyöterveisin: Erinomainen valinta, kun viesti liittyy johonkin yhteiseen projektiin tai yhteistyöhön. Se korostaa kumppanuutta ja toivoo sujuvaa jatkoa.
• Parhain terveisin: Samankaltainen kuin “Ystävällisin terveisin,” mutta ehkä aavistuksen virallisempi. Sopii hyvin tilanteisiin, joissa haluat säilyttää ammattimaisen etäisyyden.
• Kunnioittaen: Selkeästi virallisempi ja käytetään usein esimerkiksi viranomaisten tai arvostettujen henkilöiden kanssa kommunikoidessa. Se ilmaisee syvää kunnioitusta ja sopii harvemmin arkiviestintään.
• Lämpimin terveisin: Sopii, kun tunnet vastaanottajan paremmin ja haluat viestisi olevan henkilökohtaisempi ja lämpimämpi. Varo kuitenkin käyttämästä tätä liian virallisissa yhteyksissä.
• Kiittäen: Erinomainen, kun haluat korostaa kiitollisuuttasi. Jos esimerkiksi pyysit apua tai sait arvokasta tietoa, “Kiittäen” on tehokas tapa ilmaista arvostuksesi.
• Terveisin: Kaikista yksinkertaisin ja neutraalein vaihtoehto. Sopii, kun haluat pitää viestin lyhyenä ja ytimekkäänä, tai jos olet epävarma oikeasta loppusanasta.

Mitä kannattaa välttää?

Vaikka lopputervehdyksien valikoima on laaja, on olemassa myös ilmauksia, joita kannattaa välttää:

• Liian rento kieli: Esimerkiksi “Moikka” tai “Terve” saattavat sopia läheisille ystäville, mutta ovat yleensä liian epävirallisia työviestintään.
• Englanninkieliset ilmaisut: Vaikka englanti on yleinen kieli liike-elämässä, suomalaisessa kontekstissa on kohteliasta käyttää suomenkielisiä loppusanoja, ellei toisin ole sovittu.
• Huumori: Huumori voi olla vaikea tulkita sähköpostissa, joten vältä ironisia tai sarkastisia loppusanoja.
• Unohdus: Pahinta on, jos jätät lopputervehdyksen kokonaan pois. Se voi jättää huolimattoman tai jopa töykeän vaikutelman.

Lisävinkkejä:

• Allekirjoitus: Lopputervehdyksen jälkeen tulee aina oma nimesi ja mahdollisesti titteli tai yrityksen nimi. Mieti, miten haluat esittäytyä.
• Johdonmukaisuus: Käytä samaa tyyliä viestinnässäsi. Jos olet aiemmin käyttänyt “Ystävällisin terveisin,” jatka samalla linjalla, ellei tilanne muutu.
• Ajattele vastaanottajaa: Mikä on suhteesi vastaanottajaan? Mikä on viestin tarkoitus? Vastausten perusteella voit valita sopivimman lopputervehdyksen.
• Uskalla kokeilla: Älä pelkää kokeilla uusia vaihtoehtoja, kunhan otat huomioon kontekstin ja vastaanottajan. Joskus pieni muutos voi piristää viestiäsi ja jättää positiivisen muistijäljen.

Lopputervehdys on pieni, mutta merkittävä osa sähköpostiviestintää. Kun valitset oikean ilmauksen, voit vahvistaa ammattimaisuuttasi, rakentaa suhteita ja jättää vastaanottajalle hyvän mielen. Älä siis aliarvioi sen voimaa!