Miten päättää sähköposti?

Sähköpostin elegantti lopetus: Enemmän kuin vain piste lopun virkkeeseen

Sähköpostin viimeistely on kuin kirsikan asettaminen kakun päälle. Se voi joko kruunata kaiken aiemmin sanotun tai jättää hieman lattean maun suuhun. Oikean lopetuksen valinta on pieni, mutta merkittävä yksityiskohta, joka viestii ammattitaidosta ja tilannetajusta. Vaikka itse viesti olisi täydellinen, kömpelö lopetus voi vesittää sen vaikutuksen.

Miten siis löytää se täydellinen lopetus, joka resonoi vastaanottajan kanssa ja jättää positiivisen vaikutelman? Ei ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa vastausta, vaan sopivin lopetus riippuu useista tekijöistä. Pohdi ainakin seuraavia seikkoja:

• Vastaanottajan ja lähettäjän suhde: Lähetätkö sähköpostia kollegalle, esimiehelle, asiakkaalle vai ystävälle? Rento ja tuttavallinen lopetus sopii ystäville, mutta virallinen sävy on paikallaan liikesähköposteissa.
• Sähköpostin tarkoitus: Onko viesti tiedustelu, pyyntö, kiitos vai valitus? Lopetuksen tulisi heijastella viestin sävyä.
• Kulttuuriset normit: Ota huomioon vastaanottajan kulttuuritausta. Jotkut kulttuurit suosivat muodollisempaa kommunikaatiota kuin toiset.
• Oma persoonallisuutesi: Lopetuksen tulisi kuulostaa aidolta ja luonnolliselta sinulle itsellesi. Älä yritä väkisin olla joku muu.

Konkreettisia esimerkkejä:

• Muodolliset lopetukset: “Ystävällisin terveisin”, “Kunnioittavasti”, “Parhain terveisin” sopivat virallisiin yhteyksiin ja tuntemattomille vastaanottajille.
• Neutraalit lopetukset: “Terveisin”, “Mukavaa päivänjatkoa”, “Hyvää viikonloppua” ovat turvallisia ja yleispäteviä vaihtoehtoja useimpiin tilanteisiin.
• Epämuodolliset lopetukset: “Terveisin”, “Moi”, “Nähdään” sopivat ystävien ja läheisten kanssa käytävään viestintään.
• Luovat lopetukset: Jos haluat erottua joukosta ja tilanne sen sallii, voit käyttää hieman luovempaa lopetusta, kuten “Aurinkoista mieltä” tai “Inspiroivaa päivää”. Ole kuitenkin varovainen, ettet sorru liialliseen tuttavallisuuteen.

Lyhenteet:

Lyhenteitä, kuten “Yst. terv.” tai “T. “, voi käyttää, mutta harkitse tarkkaan. Muodollisemmissa yhteyksissä on parempi kirjoittaa lopetus kokonaan auki.

Lopetuksen sijoittelu:

Lopetus kirjoitetaan isolla alkukirjaimella ja joko omalle rivilleen tai samalle riville nimen kanssa. Muista jättää tyhjä rivi lopetuksen ja allekirjoituksen väliin.

Sähköpostin lopetus on kuin viimeinen silaus taideteokseen. Panostamalla siihen teet viestistäsi kokonaisvaltaisen ja mieleenpainuvan. Valitsemalla oikean lopetuksen osoitat kunnioitusta vastaanottajalle ja viestit ammattimaisuudesta.