팀즈에서 채널을 보관하는 방법은?

Microsoft Teams에서 채널을 보관하는 방법은 단순히 팀 전체를 보관하는 것과는 조금 다릅니다. 팀은 프로젝트나 부서를 대표하는 넓은 범위의 작업 공간인 반면, 채널은 특정 프로젝트, 주제, 또는 팀 내 소그룹의 커뮤니케이션을 위한 더 세분화된 공간입니다. 따라서 팀 전체를 보관하는 것과 채널만 보관하는 것은 서로 다른 목적과 결과를 갖습니다. 팀 전체를 보관하면 그 안의 모든 채널과 정보가 접근 불가능해지는 반면, 채널만 보관하면 해당 채널의 활동은 중단되지만 팀 자체는 유지되고 다른 채널은 계속 사용 가능합니다.

팀 전체를 보관하는 방법은 질문에서 이미 언급되었지만, 채널 보관에 대한 자세한 설명이 부족합니다. 실제로 Teams에는 채널을 직접 ‘보관’하는 기능은 제공하지 않습니다. 채널의 활동을 종료하고 더 이상 새로운 활동이 발생하지 않도록 하려면, 대신 채널 탭을 제거하거나, 팀 멤버의 접근 권한을 제한하는 방식을 사용해야 합니다.

1. 채널 탭 제거:

채널 내에 존재하는 여러 탭(대화, 파일, 위키 등) 중 불필요한 탭을 제거하는 것은 채널의 활동을 줄이고, 사실상 보관하는 효과를 낼 수 있습니다. 하지만 이 방법은 채널 자체를 완전히 비활성화하는 것이 아니므로, 향후 필요에 따라 탭을 다시 추가할 수 있습니다. 탭을 제거하는 방법은 각 탭의 설정 메뉴에서 ‘제거’ 또는 유사한 옵션을 선택하면 됩니다. 특히 ‘대화’ 탭을 제거하면 새로운 대화 생성이 불가능해지고, ‘파일’ 탭을 제거하면 새로운 파일 업로드가 제한됩니다.

2. 팀 멤버 접근 권한 제한:

채널에 대한 접근 권한을 특정 멤버에게만 부여하거나, 아예 모든 멤버의 접근 권한을 제거하는 방법을 통해 채널을 사실상 보관할 수 있습니다. 이 방법은 해당 채널에 대한 모든 활동을 중지시키며, 필요시 다시 권한을 부여하여 채널을 재활성화할 수 있습니다. 팀 관리자 권한이 있는 사용자는 팀 설정에서 채널의 멤버십을 관리하고, 특정 사용자의 접근 권한을 제어할 수 있습니다. 권한 제어를 통해 특정 사용자에게는 읽기 전용 권한만 부여하여 채널 내용을 확인할 수 있도록 하면서 새로운 메시지 작성이나 파일 업로드를 제한할 수도 있습니다.

3. 아카이브 기능을 활용 (일부 경우):

일부 조직에서는 SharePoint와 Teams를 통합하여 사용하는 경우, SharePoint에 파일을 아카이브하여 채널의 파일 관련 활동을 중단할 수 있습니다. 이는 채널 활동을 완전히 정지시키는 것은 아니지만, 파일 공유를 중단하여 사실상 보관하는 효과를 낼 수 있습니다. 하지만 이 방법은 조직의 IT 환경 설정에 따라 사용 가능 여부가 달라집니다.

결론적으로, Teams에서 채널을 완벽히 ‘보관’하는 기능은 존재하지 않지만, 위에 제시된 방법들을 통해 채널의 활동을 중단하고 사실상 보관하는 효과를 얻을 수 있습니다. 각 방법의 장단점을 비교하여 상황에 맞는 최적의 방법을 선택하는 것이 중요합니다. 팀 전체를 보관하는 것과는 달리, 채널 보관은 더욱 세밀한 관리를 필요로 하며, 팀 관리자는 각 채널의 상황과 목적에 따라 적절한 관리 방안을 선택해야 합니다.