Teams에서 데이터를 내보내는 방법은?

Microsoft Teams에서 데이터를 내보내는 방법은 생각보다 복잡하며, 사용 목적과 데이터의 종류에 따라 접근 방식이 크게 달라집니다. 단순히 채팅 기록만 필요한 경우와 팀 전체의 모든 데이터(채팅, 파일, 미팅 기록 등)를 백업해야 하는 경우는 전혀 다른 절차를 필요로 합니다. 따라서, 효율적인 데이터 내보내기를 위해서는 먼저 어떤 데이터가 필요하고, 어떤 용도로 사용할 것인지 명확히 하는 것이 중요합니다.

1. 개별 데이터 내보내기:

가장 흔한 경우는 특정 채팅 기록이나 파일을 개별적으로 다운로드하는 것입니다. 이는 Teams 내에서 직접 가능하며, 상대적으로 간편합니다.

• 채팅 기록: 특정 사용자와의 채팅에서, 혹은 특정 채널의 대화 내용을 내보내려면, 해당 채팅 창이나 채널을 열고, 세부 설정(보통 더보기(…) 버튼)을 확인합니다. “채팅 내보내기” 또는 유사한 메뉴 항목이 있을 것입니다. 이 기능을 통해 채팅 내용을 HTML 파일 또는 TXT 파일 형태로 다운로드할 수 있습니다. 다운로드된 파일에는 채팅 내용 외에도 날짜, 시간, 참여자 정보 등이 포함되어 있습니다. 주의할 점은, 내보내기된 채팅은 해당 시점의 스냅샷이므로, 이후 추가된 메시지는 포함되지 않습니다.

• 파일: Teams에서 공유된 파일은 OneDrive for Business 또는 SharePoint에 저장되는 경우가 많습니다. 해당 파일을 다운로드하려면, 파일을 열고 “다운로드” 버튼을 클릭하면 됩니다. 혹은 파일이 저장된 OneDrive 또는 SharePoint 폴더에 접근하여 다운로드할 수 있습니다. 팀 폴더의 경우, 팀 구성원은 권한에 따라 파일을 다운로드할 수 있습니다.

• 미팅 기록: Teams 미팅을 기록한 경우, 미팅 종료 후 기록된 파일을 다운로드할 수 있습니다. 이는 보통 미팅 채팅 창이나 미팅 상세 정보에서 확인할 수 있습니다. 기록된 파일은 일반적으로 MP4 또는 다른 비디오 형식으로 제공되며, 다운로드하여 로컬에 저장할 수 있습니다. 트랜스크립트(녹취록) 기능을 활성화한 경우, 별도의 텍스트 파일로도 내보낼 수 있습니다.

2. 팀 전체 데이터 내보내기:

하지만, 팀 전체의 모든 데이터(모든 채팅 기록, 모든 파일, 모든 미팅 기록 등)를 일괄적으로 내보내는 것은 Teams 내에서 직접 지원하지 않습니다. 이는 데이터 양이 방대하고, 데이터 보안 및 개인정보보호 문제를 고려해야 하기 때문입니다. 따라서 팀 전체 데이터 백업은, Microsoft 365 관리자의 도움이 필요합니다. 관리자는 Microsoft 365 관리 센터를 통해 데이터 백업 및 복원 기능을 사용하여 팀 관련 데이터를 백업할 수 있습니다. 이를 위해서는, 사전에 관리자에게 데이터 백업 요청을 하고, 필요한 절차를 준수해야 합니다. 또한, 기업 내부의 데이터 관리 정책에 따라 백업 주기 및 방법이 정해져 있을 수 있습니다. 무단으로 데이터를 내보내는 것은 정책 위반이 될 수 있으므로, 반드시 관리자와 상의해야 합니다.

결론적으로, Teams에서 데이터를 내보내는 방법은 목적에 따라 다르며, 개별 데이터는 손쉽게 내보낼 수 있지만, 팀 전체 데이터는 관리자의 도움이 필수적입니다. 데이터 백업 및 내보내기 계획은 미리 수립하여, 필요한 데이터를 적절한 방법으로 안전하게 확보하는 것이 중요합니다. 데이터 손실 방지 및 기업 정책 준수를 위해, 관리자와의 소통과 협력이 가장 중요한 요소입니다.