Apa yang dimaksud manajemen resiko dalam manajemen proyek?

Mengawal Arus Deras: Memahami Pengurusan Risiko dalam Pengurusan Projek

Bayangkan anda seorang nakhoda yang mengemudi kapal di lautan luas. Perjalanan anda mungkin tenang, tetapi anda pasti akan berdepan dengan ribut, ombak besar, dan mungkin juga batu karang yang tersembunyi. Begitulah juga dengan pengurusan projek. Setiap projek, tidak kira betapa tersusunnya perancangan, pasti akan menghadapi pelbagai cabaran dan ketidakpastian. Di sinilah peranan penting pengurusan risiko dalam memastikan kelancaran dan kejayaan sesebuah projek.

Secara ringkasnya, pengurusan risiko dalam pengurusan projek adalah proses proaktif dan sistematik yang melibatkan mengenal pasti, menganalisis, dan mengawal risiko yang berpotensi memberi impak kepada objektif projek. Ia bukan sekadar bertindak balas kepada masalah apabila ianya berlaku, tetapi lebih kepada meramal kemungkinan risiko, menilai impaknya, dan merangka pelan tindakan yang efektif untuk mengurangkan kesan negatif atau memaksimumkan peluang positif.

Berikut adalah komponen penting dalam proses pengurusan risiko:

1. Mengenal pasti Risiko:

• Melibatkan brainstorming dan perbincangan dengan pihak berkepentingan untuk mengenal pasti potensi risiko yang boleh menjejaskan projek.
• Ini termasuk risiko dalaman seperti kelewatan jadual, kekurangan sumber, dan konflik dalaman, serta risiko luaran seperti perubahan ekonomi, bencana alam, dan perubahan keperluan pelanggan.

2. Menganalisis Risiko:

• Setelah risiko dikenal pasti, setiap risiko perlu dianalisis untuk menentukan kebarangkalian (likelihood) berlakunya dan impak (impact) kepada projek sekiranya ianya berlaku.
• Teknik analisis risiko yang biasa digunakan termasuk analisis kualitatif (contoh: menggunakan matriks kebarangkalian-impak) dan analisis kuantitatif (contoh: simulasi Monte Carlo).

3. Merancang Tindakan Balas:

• Berdasarkan analisis risiko, tindakan balas yang bersesuaian perlu dirangka untuk setiap risiko yang dikenal pasti.
• Empat strategi utama dalam tindakan balas adalah:
  • Elakkan (Avoid): Mengubah pelan projek untuk menghapuskan risiko sepenuhnya.
  • Kurangkan (Mitigate): Mengambil langkah proaktif untuk mengurangkan kebarangkalian atau impak risiko.
  • Pindahkan (Transfer): Memindahkan sebahagian atau keseluruhan risiko kepada pihak ketiga (contoh: insurans).
  • Terima (Accept): Menerima risiko dan tidak mengambil sebarang tindakan proaktif, biasanya bagi risiko yang mempunyai impak rendah.

4. Memantau dan Mengawal Risiko:

• Proses pengurusan risiko bukanlah statik, ia memerlukan pemantauan dan kawalan berterusan sepanjang kitaran hayat projek.
• Ini termasuk mengenal pasti risiko baru, menilai semula risiko sedia ada, dan membuat penyesuaian kepada pelan tindakan balas mengikut keperluan.

Manfaat Pengurusan Risiko dalam Pengurusan Projek:

• Meningkatkan kebarangkalian kejayaan projek dengan mengurangkan kesan negatif risiko.
• Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penggunaan sumber.
• Memudahkan komunikasi yang lebih baik antara pihak berkepentingan projek.
• Memperkukuh reputasi organisasi dengan menunjukkan komitmen terhadap amalan pengurusan yang baik.

Pengurusan risiko yang efektif bukanlah tugas mudah, tetapi ianya merupakan pelaburan berharga untuk mana-mana projek. Dengan memahami risiko, organisasi dapat melayari arus deras projek dengan lebih yakin dan bersedia untuk menghadapi cabaran yang mendatang.