Bagaimana cara memfilter data di Excel berdasarkan kriteria tertentu?

Menapis Data di Excel dengan Pantas dan Efektif

Microsoft Excel merupakan alat yang ampuh untuk menganalisis data, dan salah satu fungsi pentingnya ialah penapisan data. Penapisan membolehkan anda mengasingkan maklumat spesifik daripada set data yang besar berdasarkan kriteria yang ditetapkan, memudahkan proses analisis dan pelaporan. Artikel ini akan membimbing anda melalui pelbagai cara menapis data di Excel dengan pantas dan efektif, melangkaui kaedah asas dan meneroka teknik yang lebih canggih.

Walaupun kaedah asas menggunakan butang “Filter” di tab “Data” cukup untuk penapisan mudah, terdapat beberapa teknik lain yang boleh meningkatkan kecekapan anda. Berikut adalah beberapa cara untuk menapis data di Excel berdasarkan kriteria tertentu:

1. Penapisan Asas dengan Dropdown:

• Pilih julat data: Serlahkan keseluruhan jadual data yang ingin ditapis, termasuk pengepala lajur.
• Aktifkan Filter: Klik tab “Data” dan kemudian klik butang “Filter”. Anak panah dropdown akan muncul di setiap pengepala lajur.
• Tetapkan Kriteria: Klik anak panah dropdown pada lajur yang ingin ditapis. Anda boleh:
  • Menanda atau menyahtanda kotak semak untuk memilih atau membuang nilai tertentu.
  • Menggunakan pilihan “Text Filters” atau “Number Filters” untuk menetapkan kriteria yang lebih spesifik seperti “Begins With,” “Contains,” “Greater Than,” “Between,” dan sebagainya.
  • Mengaturkan penapisan mengikut warna sel atau ikon.

2. Penapisan Lanjutan dengan “Advanced Filter”:

Kaedah ini membolehkan penapisan yang lebih kompleks dengan pelbagai kriteria.

• Cipta Kawasan Kriteria: Di lokasi lain dalam lembaran kerja, cipta kawasan kriteria dengan menyalin pengepala lajur yang ingin ditapis. Di bawah pengepala ini, masukkan kriteria yang dikehendaki. Untuk kriteria berganda dalam lajur yang sama, masukkan kriteria dalam baris yang berbeza. Untuk kriteria merentasi beberapa lajur, masukkan kriteria dalam baris yang sama.
• Gunakan “Advanced Filter”: Pilih julat data. Klik tab “Data”, kemudian klik “Advanced” dalam kumpulan “Sort & Filter”. Dalam kotak dialog “Advanced Filter”, pilih sama ada untuk menapis data di tempat atau menyalin hasil yang ditapis ke lokasi lain. Tentukan julat kriteria yang telah dicipta.

3. Penapisan dengan Formula:

Anda juga boleh menggunakan formula untuk mencipta lajur bantuan yang menandakan baris yang memenuhi kriteria tertentu. Kemudian, gunakan penapis asas pada lajur bantuan ini untuk memaparkan hanya baris yang ditanda. Contohnya, formula =IF(A2>100,"Ya","Tidak") akan menandakan baris di mana nilai dalam sel A2 lebih besar daripada 100.

4. Menggunakan “Filter by Selection”:

Jika anda ingin menapis data berdasarkan nilai tertentu dalam sel, klik kanan pada sel tersebut dan pilih “Filter” kemudian pilih pilihan yang sesuai, seperti “Filter by Selected Cell’s Value”.

Tips Tambahan:

• Gunakan wildcard characters (* dan ?) dalam kriteria teks untuk menapis data yang mengandungi corak tertentu.
• Gunakan operator perbandingan (<, >, =, <=, >=, <>) dalam kriteria angka.
• Gunakan fungsi AND dan OR dalam kawasan kriteria untuk mencipta penapisan yang lebih kompleks.
• Kosongkan penapis dengan mengklik “Clear” dalam kumpulan “Sort & Filter” di tab “Data”.

Dengan menguasai teknik-teknik ini, anda dapat menapis data di Excel dengan lebih cekap dan mendapatkan maklumat yang diperlukan dengan lebih pantas untuk membuat keputusan yang lebih baik.