6 Hal apa yang diperlukan dalam mengidentifikasi risiko operasional?

Enam Tonggak Penting dalam Mengenal Pasti Risiko Operasi

Pengurusan risiko operasi yang efektif merupakan tulang belakang sesebuah organisasi yang berdaya tahan. Kegagalan mengenal pasti dan mengurus risiko dengan sewajarnya boleh membawa kepada kerugian kewangan, kerosakan reputasi, dan malah, bencana. Proses mengenal pasti risiko operasi bukanlah tugas yang mudah, namun ia boleh dipecahkan kepada enam langkah penting untuk memastikan ia dilakukan secara sistematik dan menyeluruh. Tanpa langkah-langkah ini, usaha untuk mengurus risiko akan menjadi sia-sia dan terdedah kepada kelemahan.

Berikut adalah enam hal yang diperlukan dalam mengenal pasti risiko operasi:

1. Memahami Konteks Operasi Secara Mendalam:

Langkah pertama dan paling kritikal adalah memahami sepenuhnya konteks operasi organisasi. Ini melibatkan pemahaman tentang persekitaran dalaman dan luaran, termasuk struktur organisasi, proses perniagaan, teknologi yang digunakan, budaya organisasi, serta faktor-faktor luaran seperti ekonomi, politik, dan alam sekitar. Analisa SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) boleh menjadi alat yang berguna dalam fasa ini. Semakin mendalam pemahaman konteks operasi, semakin tepat pengenalpastian risiko yang boleh dilakukan.

2. Penentuan Sumber Risiko (Risk Sources):

Selepas memahami konteks operasi, langkah seterusnya adalah mengenal pasti sumber-sumber risiko yang berpotensi. Ini termasuk manusia (kesilapan, kecuaian), teknologi (kegagalan sistem, serangan siber), proses (ketidakcekapan, kelemahan kawalan dalaman), dan alam sekitar (bencana alam, perubahan iklim). Proses ini memerlukan penglibatan pelbagai pihak berkepentingan dari pelbagai peringkat organisasi untuk memastikan tiada sebarang aspek yang terlepas pandang. Brainstorming dan teknik analisis lain boleh membantu dalam mengenalpasti sumber-sumber ini secara menyeluruh.

3. Analisis Punca Kejadian (Root Cause Analysis):

Mengenal pasti sumber risiko sahaja tidak mencukupi. Langkah ketiga memerlukan penggalian lebih mendalam untuk memahami punca sebenar kejadian yang mungkin berlaku. Teknik seperti “5 Whys” dan analisis pokok kesalahan (“fault tree analysis”) boleh digunakan untuk mengenal pasti punca akar masalah dan bukan sekadar simptomnya. Dengan memahami punca akar masalah, strategi mitigasi yang lebih efektif dapat dibangunkan.

4. Penilaian Kemungkinan dan Kesan (Likelihood and Impact Assessment):

Setiap risiko perlu dinilai berdasarkan kemungkinan ia berlaku (likelihood) dan kesan yang mungkin ditimbulkannya (impact). Ini biasanya dilakukan dengan menggunakan matriks risiko yang menggabungkan kedua-dua faktor ini untuk menentukan tahap keparahan setiap risiko. Proses ini membolehkan organisasi memprioritaskan risiko yang memerlukan perhatian segera berdasarkan tahap risiko yang dihadapi.

5. Pengurusan Hierarki Kawalan (Hierarchical Control Management):

Setelah mengenal pasti dan menilai risiko, langkah seterusnya adalah membangunkan pelan kawalan yang efektif. Ini melibatkan penggunaan hierarki kawalan, termasuk kawalan eliminasi (mengelakkan risiko sepenuhnya), kawalan pencegahan (mengurangkan kemungkinan risiko), dan kawalan mitigasi (mengurangkan kesan jika risiko berlaku). Pelan kawalan perlu diperincikan dan dinyatakan dengan jelas untuk memastikan ia dapat dilaksanakan dengan berkesan.

6. Pemantauan Keberkesanan Kawalan (Monitoring and Review):

Langkah terakhir tetapi tidak kurang pentingnya adalah pemantauan keberkesanan kawalan yang telah dilaksanakan. Ini memerlukan proses pemantauan dan semakan yang berterusan untuk memastikan kawalan masih relevan dan berkesan. Sebarang kelemahan atau perubahan dalam persekitaran operasi perlu dipertimbangkan dan tindakan pembetulan perlu diambil untuk memastikan tahap kawalan risiko kekal optimum.

Kesimpulannya, mengenal pasti risiko operasi memerlukan pendekatan yang sistematik dan komprehensif. Enam langkah yang dibincangkan di atas membentuk asas yang kukuh dalam proses ini, membolehkan organisasi untuk mengurus risiko secara efektif dan membina ketahanan dalam menghadapi cabaran yang tidak dijangka. Ingatlah, usaha berterusan dalam mengkaji dan memperbaiki proses pengurusan risiko adalah penting untuk memastikan organisasi sentiasa berdaya saing dan berjaya.