Hva inneholder en HMS-perm?

HMS-permen: Din bedrifts sikkerhetsnett

En HMS-perm er ikke bare en samling papirer; den er bedriftens sikkerhetsnett, et levende dokument som skal sikre et trygt og sunt arbeidsmiljø. Innholdet varierer sterkt avhengig av bransje, størrelse og virksomhetens spesifikke risikoer. En liten frisørsalong vil ha en vesentlig annerledes perm enn et byggefirma. Men noen fellesnevner finnes, og en velstrukturert perm bør inneholde følgende elementer:

1. Generell informasjon og oversikt:

• Bedriftens profil: Navn, adresse, kontaktinformasjon, organisasjonsnummer og eventuelle relevante sertifikater.
• HMS-policy: En klar og tydelig beskrivelse av bedriftens overordnede mål og strategier for helse, miljø og sikkerhet. Dette dokumentet bør beskrive bedriftens forpliktelse til et trygt arbeidsmiljø og hvordan de vil oppnå dette.
• Organisasjonskart: En visuell fremstilling av ansvarsfordelingen innen HMS-arbeidet. Hvem er ansvarlig for hva?
• Kontaktpersoner: Liste over kontaktpersoner ved ulykker, hendelser eller andre kritiske situasjoner, både internt og eksternt (f.eks. brannvesen, politi).

2. Rutiner og prosedyrer:

• Risikovurderinger: Dokumenterte risikovurderinger for alle relevante arbeidsoppgaver og områder i bedriften. Disse bør være oppdaterte og gjenspeile eventuelle endringer i arbeidsmetoder eller utstyr.
• Sikkerhetsinstrukser: Detaljerte instrukser for håndtering av spesifikke farer og risikoer, f.eks. bruk av verneutstyr, håndtering av kjemikalier, bruk av maskiner og utstyr.
• Ulykke- og hendelsesrapportering: En klar beskrivelse av hvordan ulykker og hendelser skal rapporteres, undersøkes og følges opp. Skjemaer for rapportering bør inkluderes.
• Beredskapsplaner: Planer for håndtering av ulike typer kriser og nødsituasjoner, som brann, evakuering, og andre uforutsette hendelser.
• Vedlikeholdsrutiner: Dokumentasjon av rutiner for vedlikehold av maskiner, utstyr og bygninger.

3. Lover, forskrifter og veiledninger:

• Relevante lover og forskrifter: En oversikt over de lover og forskrifter som gjelder for bedriften innen HMS. Referansene bør være spesifikke og oppdaterte.
• Veiledninger og standarder: Nyttige veiledninger og standarder som bedriften følger for å sikre et godt HMS-arbeid.

4. Dokumentasjon:

• Arbeidsmiljøundersøkelser: Resultater fra medarbeiderundersøkelser og tiltak som er iverksatt basert på disse.
• Opplæring: Dokumentasjon av gjennomført HMS-opplæring for alle ansatte.
• Verneutstyr: Oversikt over tilgjengelig verneutstyr og rutiner for bruk og vedlikehold.
• Kjemikaliehåndtering: Sikkerhetsdatablad (SDS) for alle kjemikalier som benyttes i bedriften.

5. Oppdatering og revisjon:

En HMS-perm er ikke et statisk dokument. Den må oppdateres jevnlig for å sikre at informasjonen er aktuell og relevant. Det bør etableres rutiner for regelmessig gjennomgang og revisjon av innholdet.

En velorganisert HMS-perm er avgjørende for å forebygge ulykker, sykdom og skader, og for å oppfylle lovpålagte krav. Den er et verktøy for å skape et trygt og sunt arbeidsmiljø for alle ansatte. Husk at den beste HMS-permen er den som er lett å forstå, lett å bruke og som faktisk benyttes av alle ansatte.