Hva skal et avvik inneholde?

Hvordan håndtere avvik effektivt – en guide

Et avvik er en avvik fra planlagt eller ønsket utvikling. Det kan være en feil, en uforutsett hendelse eller en manglende samsvar med gjeldende regelverk. Å håndtere avvik effektivt er avgjørende for å opprettholde kvaliteten, sikre sikkerheten og opprettholde tilliten. Dette krever en systematisk tilnærming som sikrer at avviket dokumenteres, rettes, og at årsakene analyseres for å hindre fremtidige hendelser.

Hva et avvik bør inneholde:

En korrekt registrering av et avvik er viktig for å kunne forstå problemet og finne en varig løsning. Et avvik skal ikke bare beskrive det som har skjedd, men også gi et grundig bilde av situasjonen. Her er noen nøkkelpunkter som et avvik bør inkludere:

• Tidspunkt og sted: Når og hvor skjedde avviket? Presis informasjon er viktig for etterforskning og analyse.
• Beskrivelse av avviket: En klar og detaljert beskrivelse av hva som skjedde. Bruk konkrete eksempler og dokumentasjon (bilder, videoer, osv.) hvor relevant.
• Berørte personer og avdelinger: Hvem ble påvirket av avviket? Hvem har ansvar for å løse problemet?
• Virkelige og potensielle konsekvenser: Hvilke negative følger har avviket medført, eller kunne medført? Identifiser tap, skader eller andre relevante konsekvenser.
• Identifisering av årsaker: En grundig analyse av hvorfor avviket skjedde. Husk å vurdere systemiske faktorer, menneskelig faktor, og eventuelle eksterne påvirkninger.
• Forslag til korrigerende tiltak: Beskriv de tiltakene som vil bli implementert for å rette opp avviket. Dette bør inneholde klare og handlingsorienterte punkter.
• Eventuelle forebyggende tiltak: Hva kan gjøres for å forhindre at lignende avvik oppstår i fremtiden? Dette kan inkludere endringer i rutiner, opplæring, utstyr eller systemer.
• Dokumentasjon av gjennomførte tiltak: Oppfølg alle korrigerende og forebyggende tiltak som er iverksatt. Beskriv hvordan situasjonen er blitt løst, og hvem som er ansvarlig for oppfølging.

Hvorfor systematisk registrering er viktig:

Ved å registrere avvik systematisk får vi verdifull innsikt i mønstre og tendenser. Dette kan hjelpe oss til å identifisere potensielle problemer før de utvikler seg til større utfordringer. Systematisk registrering bidrar også til:

• Økt forståelse av risikoer: Gjennom analyse av historiske avvik får vi en bedre forståelse av potensielle risikoer i prosesser og systemer.
• Bedre beslutningstaking: Systematisk data gir bedre grunnlag for å ta velinformerte beslutninger for å forbedre sikkerhet og effektivitet.
• Etterlevelse av regelverk: Systematisk registrering av avvik sikrer at vi etterlever relevante standarder, lover og regler.
• Forbedret læring: Ved å analysere årsakene til avvikene kan vi lære av våre feil og forebygge fremtidige hendelser.

Ved å følge en systematisk prosedyre for håndtering av avvik, kan bedrifter og organisasjoner forbedre sine prosesser, øke sikkerheten, og oppnå en mer effektiv og robust drift.