Hvem skal registrere avvik?

Hvem har ansvaret for å registrere avvik? En gjennomgang av ansvar og prosedyrer

Sikkerhet og helse på arbeidsplassen er avgjørende, og et effektivt system for å registrere og håndtere avvik er fundamentet for å oppnå dette. Men hvem har egentlig ansvaret for å registrere et avvik når det oppstår? Svaret er ikke alltid så enkelt som man skulle tro, og avhenger av konteksten, men et klart ansvar er avgjørende for en effektiv HMS-kultur.

Arbeidsgiveren bærer det overordnede ansvaret. Lovverket legger ansvaret for et velfungerende HMS-system tydelig på arbeidsgiveren. Dette inkluderer å etablere klare prosedyrer for rapportering og håndtering av avvik. Arbeidsgiveren må sørge for at det finnes et system som er lett å forstå og bruke for alle ansatte, uavhengig av stilling eller erfaring. Dette systemet bør inkludere:

• En klar definisjon av hva som defineres som et avvik: Hva er alvorlig nok til å kreve rapportering? Hva er grensen mellom en mindre feil og et avvik som krever tiltak? Klare retningslinjer er nødvendig for å unngå uklarhet.
• Enkle og tilgjengelige rapporteringskanaler: Ansatte må ha lett tilgang til å rapportere avvik, enten det er gjennom digitale verktøy, skjemaer eller direkte kontakt med ansvarlige personer. Rapporteringsprosessen bør være anonym og trygg for å oppmuntre til rapportering av potensielle farer.
• En effektiv system for å håndtere og følge opp rapporterte avvik: Et registrert avvik er bare første skritt. Det må følges opp med tiltak, og fremdriften må dokumenteres. Ansvaret for oppfølging kan delegeres, men arbeidsgiveren har fortsatt det endelige ansvaret for å sikre at tiltakene blir iverksatt og effekten overvåkes.

Men ansvaret strekker seg utover arbeidsgiveren. Alle ansatte har en plikt til å melde fra om avvik de observerer. Dette er en viktig del av et proaktivt HMS-arbeid. En kultur hvor ansatte føler seg trygge på å rapportere, uten frykt for represalier, er essensielt for å identifisere potensielle farer før de fører til ulykker eller skader.

Det er med andre ord et delt ansvar. Arbeidsgiveren sørger for rammene og systemene, mens den enkelte ansatte har en aktiv rolle i å identifisere og rapportere avvik. En klar fordeling av roller og ansvar, god opplæring og en åpen kommunikasjonskultur er nøkkelen til et effektivt system for å registrere og håndtere avvik, og dermed skape et tryggere og sunnere arbeidsmiljø for alle.

Det er viktig å huske at manglende rapportering av avvik kan få alvorlige konsekvenser, både for enkeltpersoner og for virksomheten som helhet. Et velfungerende system for avviksrapportering er derfor ikke bare et lovkrav, men en investering i sikkerhet og helse.