Skal avviksmeldinger inneholde personlig informasjon?

Avviksmeldinger: Hold dem saklige og anonyme

Avviksmeldinger er et kritisk verktøy for å forbedre prosesser, forebygge feil og sikre kvalitet i enhver organisasjon. De gir en mulighet til å identifisere hva som har gått galt, og legge til rette for læring og forbedring. Men et viktig aspekt som ofte overses er hvordan vi håndterer personlig informasjon i disse meldingene. Spørsmålet er: Bør avviksmeldinger inneholde navn eller annen konfidensiell informasjon? Svaret er et rungende nei.

Hvorfor anonymitet er viktig i avviksmeldinger:

Å unngå personlig informasjon i avviksmeldinger er ikke bare en god praksis, det er essensielt for å fremme en åpen og trygg kultur. Her er noen viktige grunner:

• Fremmer åpenhet og ærlighet: Når ansatte føler seg trygge på at de ikke vil bli straffet eller stigmatisert for å rapportere feil eller mangler, vil de være mer villige til å dele informasjon. Frykten for represalier kan føre til at viktige avvik blir underrapportert, noe som igjen kan hindre forbedring. Ved å anonymisere meldingene skaper man en atmosfære der det er trygt å si ifra.
• Unngår skyldfordeling og personangrep: Fokus bør alltid være på systemet og prosessen, ikke på personen. Å inkludere navn kan lett føre til skyldfordeling og personlige anklager, noe som undergraver hensikten med avviksmeldingen, som er å lære og forbedre.
• Sikrer databeskyttelse og personvern: GDPR og andre personvernlover stiller strenge krav til håndtering av personopplysninger. Avviksmeldinger kan inneholde sensitiv informasjon, og det er viktig å beskytte individets personvern ved å unngå å inkludere identifiserbare data.
• Fokuserer på faktiske forhold og objektive beskrivelser: Når fokus er flyttet fra personen til selve hendelsen, tvinges man til å beskrive situasjonen på en mer objektiv og detaljert måte. Dette bidrar til bedre analyser og mer effektive tiltak.
• Reduserer konfliktnivået: Å unngå å peke på enkeltpersoner bidrar til et mer konstruktivt klima rundt avviksbehandlingen. Dette fremmer samarbeid og løsningsorientert tenkning.

Hva skal en avviksmelding inneholde (uten personlig informasjon)?

En god avviksmelding bør i stedet inneholde følgende:

• Detaljert beskrivelse av hendelsen: Hva skjedde, når skjedde det, og hvor skjedde det? Vær så presis som mulig.
• Konsekvenser av avviket: Hvilke konsekvenser hadde avviket for prosessen, produktet eller tjenesten?
• Potensielle årsaker: Hva tror du var årsaken til avviket? Dette er en hypotese som kan undersøkes nærmere.
• Forslag til forbedringer: Hvilke tiltak kan iverksettes for å forhindre at dette skjer igjen?
• Relevant dokumentasjon: Legg ved bilder, skjermbilder eller annen relevant informasjon som kan hjelpe med å forstå situasjonen.

Unntak og grader av anonymitet:

Selv om fullstendig anonymitet er ideelt, kan det være situasjoner der noe informasjon om involverte er nødvendig for videre undersøkelse. I slike tilfeller bør man vurdere å bruke en gradering av anonymitet, for eksempel:

• Innhent samtykke: Før du deler personlig informasjon, innhent samtykke fra de berørte personene.
• Begrens tilgang: Sørg for at kun de som trenger informasjonen for å undersøke avviket har tilgang til den.
• Pseudonymisering: Bruk pseudonymisering i stedet for direkte identifikasjon når det er mulig.

Konklusjon:

Å holde avviksmeldinger fri for personlig informasjon er et viktig skritt mot å skape en åpen, trygg og lærende organisasjonskultur. Ved å fokusere på prosessen, hendelsen og potensielle løsninger, i stedet for på enkeltpersoner, kan vi sikre at avviksmeldinger blir et effektivt verktøy for kontinuerlig forbedring. Husk at målet er å lære av feil, ikke å straffe de som har gjort dem.