Hvordan finne tidligere versjoner av Excel?

Dykker ned i Fortiden: Gjenopprett tidligere versjoner av Excel-filene dine

Har du noen gang ønsket at du kunne reise tilbake i tid for å gjenopprette en tidligere versjon av et Excel-ark? Kanskje du ved et uhell slettet viktig data, overskrev en fil med feil informasjon, eller bare ønsker å se hvordan et regneark så ut på et tidligere tidspunkt. Heldigvis finnes det flere metoder for å dykke ned i fortiden og finne de tapte versjonene.

Metoden beskrevet i instruksjonene dine – Fil > Versjonshistorikk – er en god start, men den er avhengig av at funksjonen er aktivert og at filen er lagret på en lokasjon som støtter versjonskontroll. La oss se på noen flere alternativer, både for filer lagret lokalt og i skyen, for å gi deg en så komplett oversikt som mulig.

1. Versjonshistorikk i Microsoft 365 (OneDrive/SharePoint):

Dette er den enkleste og mest pålitelige metoden hvis filen er lagret i OneDrive eller SharePoint, som er vanlig når du bruker Microsoft 365.

• Åpne filen: Start med å åpne Excel-filen du vil gjenopprette.
• Fil > Info: Gå til “Fil”-menyen og velg “Info”.
• Versjonshistorikk: Se etter en knapp eller et panel kalt “Versjonshistorikk”. Hvis filen er lagret i skyen og versjonskontroll er aktivert, vil du se en liste over tidligere versjoner.
• Gjenopprett eller sammenlign: Klikk på en versjon for å åpne den i et nytt vindu. Du kan enten velge å “Gjenopprette” den valgte versjonen, eller “Sammenligne” den med den nåværende versjonen for å se endringene.

Fordeler:

• Lett tilgjengelig for Microsoft 365-brukere.
• Automatisk versjonskontroll, så du trenger ikke å bekymre deg for å aktivere funksjonen manuelt.
• Mulighet for å sammenligne versjoner side om side.

Ulemper:

• Krever at filen er lagret i OneDrive eller SharePoint.
• Krever et aktivt Microsoft 365-abonnement.

2. Gjenopprette fra en sikkerhetskopi:

Har du en rutine for å ta sikkerhetskopier av dataene dine? Hvis du bruker Windows’ innebygde sikkerhetskopieringsfunksjon (Filhistorikk) eller et tredjepartsprogram for sikkerhetskopiering, kan du gjenopprette tidligere versjoner av Excel-filene dine.

• Finn sikkerhetskopien: Finn mappen der sikkerhetskopiene dine lagres.
• Finn Excel-filen: Naviger til mappen der den aktuelle Excel-filen ligger.
• Gjenopprett: Høyreklikk på filen og velg “Gjenopprett tidligere versjoner” (eller tilsvarende avhengig av programvaren du bruker).
• Velg versjon: Velg versjonen du vil gjenopprette fra listen over tilgjengelige sikkerhetskopier.

Fordeler:

• Kan gjenopprette filer selv om de ikke er lagret i skyen.
• Gir en ekstra sikkerhet i tilfelle datatap.

Ulemper:

• Krever at du har en aktiv sikkerhetskopieringsrutine.
• Gjenopprettingsprosessen kan ta tid, spesielt for store filer.

3. Automatisk gjenoppretting i Excel:

Excel har en innebygd funksjon for automatisk gjenoppretting som lagrer filen med jevne mellomrom. Denne funksjonen kan være nyttig hvis Excel krasjer eller du mister strømmen før du rekker å lagre filen.

• Åpne Excel: Etter et krasj vil Excel vanligvis automatisk spørre om du vil gjenopprette filen.
• Fil > Info > Administrer arbeidsbok: Hvis du ikke får et automatisk spørsmål, kan du gå til “Fil”-menyen, velge “Info” og deretter “Administrer arbeidsbok”. Se etter en mappe kalt “Gjenopprettede filer”.
• Gjenopprett: Åpne den gjenopprettede filen og lagre den på et trygt sted.

Fordeler:

• Innebygd funksjon som ikke krever manuell aktivering (vanligvis).
• Kan redde deg fra tap av nylig arbeid.

Ulemper:

• Gjenoppretter kun versjoner som er lagret automatisk.
• Ikke en pålitelig metode for å finne eldre versjoner.
• Avhengig av innstillinger for automatisk lagring, kan det hende du mister noe data.

4. Vær proaktiv: Bruk navnekonvensjoner og manuell versjonskontroll:

Selv om de ovennevnte metodene kan hjelpe deg i en krisesituasjon, er det best å være proaktiv og implementere egne rutiner for versjonskontroll.

• Lagre filer med beskrivende navn: Bruk datobaserte eller versjonsnummererte filnavn, f.eks. “Prosjektrapport_20231027.xlsx” eller “Prosjektrapport_v2.xlsx”.
• Lagre forskjellige versjoner manuelt: Lag en kopi av filen før du gjør større endringer.
• Bruk Git for mer avansert versjonskontroll: For større prosjekter kan du vurdere å bruke et versjonskontrollsystem som Git, selv om dette krever litt mer teknisk kunnskap.

Konklusjon:

Å miste viktig data i Excel kan være frustrerende, men med de riktige metodene kan du ofte gjenopprette tidligere versjoner. Husk å vurdere hvor filene dine er lagret og hvilke sikkerhetskopieringsrutiner du har på plass. Ved å være proaktiv og bruke fornuftige navnekonvensjoner kan du redusere risikoen for datatap og gjøre det lettere å finne tidligere versjoner av Excel-filene dine i fremtiden.

#Excel#Historikk#Tidligere Versjoner