Hvordan bokføre gaver til kunder?

Bokføring av kundegaver: En praktisk guide

Å gi gaver til kunder er en vanlig praksis for å styrke relasjoner og vise takknemlighet. Men hvordan bokføres disse gavene korrekt? Reglene kan virke enkle, men det er viktig å være nøyaktig for å unngå problemer med skatteetaten.

Denne artikkelen fokuserer spesifikt på bokføring av gaver til kunder med en verdi under den årlige grensen, som for 2025 er 317 kroner inklusive merverdiavgift. Det er viktig å huske at denne grensen kan endres, så sjekk alltid de oppdaterte satsene hos Skatteetaten.

Konto 7420: Representasjonskostnader

Gaver til kunder under grensebeløpet bokføres vanligvis på konto 7420, representasjonskostnader. Dette gjelder uavhengig av om gaven er en fysisk gjenstand, et gavekort eller en annen form for oppmerksomhet. Det er viktig å merke seg at denne kontoen også brukes for gaver til leverandører og andre forretningsforbindelser.

Fradragsberettiget, men med begrensninger:

Selv om gaver under grensebeløpet er fradragsberettiget, er det viktig å være klar over at fradraget er begrenset til gaver gitt i næringshovedsammenheng. Med andre ord må gaven ha en klar tilknytning til virksomheten din. En julegave til en trofast kunde faller innenfor denne kategorien, mens en gave til en venn som tilfeldigvis også er kunde, gjør det sannsynligvis ikke.

Dokumentasjon er nøkkelen:

God dokumentasjon er avgjørende for å forsvare fradraget ved en eventuell kontroll. For hver gave bør du derfor registrere:

• Mottakers navn og firma: Dette viser tilknytningen til virksomheten.
• Gaven sin beskaffenhet: Hva ble gitt?
• Dato for gaven: Dette hjelper med å plassere gaven i riktig regnskapsperiode.
• Verdi inklusive merverdiavgift: Sørg for å inkludere mva. i beløpet.
• Formålet med gaven: Hvorfor ble gaven gitt? Her bør du være spesifikk og vise koblingen til virksomheten.

Gaver til frivillige organisasjoner:

Reglene for gaver til godkjente frivillige organisasjoner er noe annerledes. Selv om slike gaver også kan føres på konto 7420, er det spesielle krav som må oppfylles for at de skal være fradragsberettiget. Sjekk Skatteetatens nettsider for oppdatert informasjon om disse kravene.

Gaver over grensebeløpet:

Gaver over grensebeløpet behandles annerledes og er ikke fradragsberettiget som representasjonskostnader. Disse gavene kan i noen tilfeller behandles som lønn og må da skattlegges deretter.

Konklusjon:

Bokføring av kundegaver krever nøyaktighet og god dokumentasjon. Ved å følge reglene og holde oversikt over gavene du gir, kan du sikre at du får riktig fradrag og unngår problemer med skattemyndighetene. Husk å alltid konsultere en regnskapsfører dersom du er usikker på hvordan du skal bokføre en spesifikk gave.