Hvordan føre gave i regnskap?

Gavegleder og Regnskapsplikter: Slik Håndterer Du Gaver i Bedriftens Bokføring

Å gi gaver til forretningsforbindelser kan være en fin måte å styrke relasjoner, vise takknemlighet og fremme forretninger. Men midt i gavegleden er det viktig å huske på at gaver har en plass i regnskapet og at korrekt bokføring er essensielt for å unngå problemer med Skatteetaten. Denne artikkelen gir deg en oversikt over hvordan du håndterer gaver i regnskapet ditt, med spesielt fokus på de skattemessige aspektene.

Hvorfor er korrekt bokføring av gaver viktig?

• Skattefradrag: Under visse betingelser kan du få skattefradrag for gaver gitt til forretningsforbindelser. Riktig dokumentasjon og bokføring er nødvendig for å kunne kreve dette fradraget.
• MVA-fradrag: I enkelte tilfeller kan du også få fradrag for merverdiavgift (MVA) på gaver. Også her er korrekt dokumentasjon avgjørende.
• Transparens og kontroll: God regnskapsføring gir deg bedre oversikt over bedriftens utgifter og bidrar til å unngå feil og misforståelser.
• Overholdelse av lovverk: Regnskapsloven og skattelovgivningen stiller krav til hvordan gaver skal behandles i regnskapet.

De Viktigste Reglene for Bokføring av Gaver:

Når det gjelder gaver til forretningsforbindelser, er det spesielt to beløpsgrenser du bør være oppmerksom på:

• Gaver under 100 kroner (inkl. MVA): Dette regnes som “reklameartikler” og er fradragsberettiget med MVA-fradrag.
• Gaver mellom 100 og 275 kroner (inkl. MVA): Dette gir skattefradrag, men ikke MVA-fradrag.

Hvordan Bokføre Gaver i Praksis:

Her er en veiledning til hvordan du kan bokføre gaver i regnskapet ditt, basert på beløpsgrensene nevnt ovenfor:

1. Gaver under 100 kroner (inkl. MVA):

• Konto: Bruk en konto som er spesifikt beregnet for fradragsberettigede gaver, for eksempel konto 7420 Reklamekostnader.
• MVA-kode: Bruk MVA-kode 1 (25 %) for å indikere at det er MVA-fradrag for gaven.
• Dokumentasjon: Ta vare på kvitteringen som dokumentasjon for utgiften. Kvitteringen må inneholde opplysninger om hvem som har solgt varen, hva som er kjøpt, dato og beløp inkludert MVA.
• Beskrivelse: I regnskapet, skriv en tydelig beskrivelse av gaven og hvem den er gitt til, for eksempel “Reklameartikkel (penner) gitt til [Firmanavn]”.

Eksempel: Du kjøper kulepenner med firmaets logo for 80 kroner (inkl. MVA) som skal gis bort på en konferanse. Du bokfører dette som:

• Debet: 7420 Reklamekostnader: 80 kroner
• Kredit: Bankkonto: 80 kroner
• MVA-kode: 1 (25 %)

2. Gaver mellom 100 og 275 kroner (inkl. MVA):

• Konto: Bruk en konto for representasjon eller andre driftskostnader, for eksempel konto 7360 Representasjon, fradragsberettiget.
• MVA-kode: Ikke bruk MVA-kode. Siden det ikke er MVA-fradrag, skal MVA behandles som en del av kostnaden.
• Dokumentasjon: Kvittering er nødvendig for å dokumentere utgiften.
• Beskrivelse: Skriv en beskrivelse som inkluderer type gave og hvem den er gitt til. For eksempel: “Vinflaske gitt til [Firmanavn] som takk for godt samarbeid”.

Eksempel: Du gir en vinflaske til en viktig leverandør for 250 kroner (inkl. MVA). Du bokfører dette som:

• Debet: 7360 Representasjon, fradragsberettiget: 250 kroner
• Kredit: Bankkonto: 250 kroner
• MVA-kode: Ingen

Viktige Tips og Fallgruver:

• Overstigende Beløpsgrenser: Gaver som overstiger 275 kroner anses normalt som lønn til mottakeren, og skal behandles deretter med rapportering og skattetrekk.
• Dokumentasjon er Nøkkelen: Uten kvittering og god dokumentasjon, risikerer du å miste retten til skattefradrag.
• Formål og Nytte: Det bør være en klar forretningsmessig sammenheng mellom gaven og bedriftens virksomhet. Gaver som anses som private gaver, er ikke fradragsberettiget.
• Intern Kontroll: Implementer rutiner for å sikre at alle gaver bokføres korrekt og i henhold til gjeldende regler.

Oppsummering:

Riktig bokføring av gaver er avgjørende for å oppnå skatte- og MVA-fradrag, sikre transparens i regnskapet og overholde lovverket. Ved å følge retningslinjene i denne artikkelen kan du være trygg på at du håndterer gaver i bedriftens regnskap på en korrekt og forsvarlig måte. Husk at regnskapsregler kan endre seg, så det er alltid lurt å konsultere en regnskapsfører eller revisor for å sikre at du er oppdatert på de nyeste reglene.