Co archivovat z mezd?

Co archivovat z mezd, aby vás nekousaly sankce a audity? Průvodce pro zodpovědné zaměstnavatele.

Mzdové účetnictví je komplexní oblast, kde chyby a nedostatky mohou vést k nepříjemným sankcím a obtížím při kontrolách. Klíčem k bezproblémovému fungování je důkladná evidence a archivace mzdové dokumentace. Nestačí si jen pamatovat, co jste komu vyplatili; je potřeba mít to doložené a uspořádané. Jak tedy zajistit, že archivujete vše, co potřebujete, a vyhnete se potenciálním problémům?

Předně, zapomeňte na polovičatá řešení. Doporučujeme archivovat kompletní mzdovou dokumentaci, a to s pečlivostí a systematičností. Nestačí se zaměřit pouze na ty nejviditelnější položky. Pojďme se podívat, co všechno byste měli mít v archivu uspořádané:

• Mzdové listy: Základní kámen mzdové evidence. U každého zaměstnance by měl být k dispozici mzdový list obsahující všechny důležité údaje o jeho odměňování.

• Výplatní pásky: Dokumenty, které prokazují výplatu mzdy zaměstnanci. Uchovávejte kopie všech výplatních pásek pro každého zaměstnance.

• Rekapitulace mezd: Souhrnné přehledy mezd za dané období (měsíc, čtvrtletí, rok). Umožňují rychlý přehled o celkových nákladech na mzdy a usnadňují kontrolu a reporting.

• Rekapitulace zdravotního pojištění: Speciální rekapitulace pro zdravotní pojišťovny. Tyto dokumenty slouží pro správné odvody a vykazování pojistného.

• Seznamy zaměstnanců pro zdravotní pojišťovny: Obsahují identifikační údaje zaměstnanců, kteří jsou přihlášeni k dané zdravotní pojišťovně.

• Pracovní smlouvy a dodatky: Dokumentace, která definuje vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem a stanovuje mzdové podmínky. Je zásadní pro posouzení oprávněnosti mzdových nároků.

• Dokumentace k cestovním náhradám: Vykazování a proplácení cestovních náhrad je často opomíjeno, přesto je nutné archivovat všechny doklady o cestách, včetně cestovních příkazů, vyúčtování a dokladů o výdajích.

• Dokumentace k srážkám ze mzdy: Pokud zaměstnanci provádíte srážky ze mzdy (exekuce, insolvence, spoření), uchovávejte rozhodnutí o srážkách a evidenci provedených srážek.

• Podklady pro výpočet mzdy: Sem patří například docházka zaměstnanců, evidence odpracovaných hodin (především přesčasů), žádosti o dovolenou a lékařské zprávy pro účely nemocenské.

Jak dlouho archivovat?

Zákonná lhůta pro archivaci mzdové dokumentace je pět let od konce účetního období, ke kterému se vztahuje. To znamená, že pokud se dokument týká roku 2023, archivujete ho až do konce roku 2028. Doporučujeme si vést evidenci o tom, kdy je možné jednotlivé dokumenty skartovat.

Důležité upozornění: Ačkoliv zákon vyžaduje archivaci po dobu pěti let, v některých případech může být potřeba archivovat dokumenty déle, například z důvodu soudního sporu nebo kontroly ze strany finančního úřadu.

Digitální archivace?

V dnešní době je běžná digitální archivace. Ujistěte se, že digitální archivy jsou zabezpečené, zálohované a snadno dohledatelné. Formát souborů by měl být dlouhodobě udržitelný, abyste se vyhnuli problémům s nekompatibilitou v budoucnu.

Závěrem:

Archivace mzdové dokumentace není pouze formalita, ale klíčový prvek zodpovědného vedení firmy. Správně vedená evidence a archivace vám ušetří čas, peníze a nervy při potenciálních kontrolách a auditech. Investujte do kvalitního systému archivace a ujistěte se, že vaši zaměstnanci zodpovědní za mzdové účetnictví jsou s pravidly archivace dobře obeznámeni. Vyplatí se to.