Co se musí ukládat do sbírky listin?

Co se musí ukládat do sbírky listin?

Sbírka listin právnické osoby je soubor dokumentů, které jsou nezbytné pro její vznik, fungování a zánik. Zákon přesně vymezuje, které listiny se do sbírky povinně ukládají. Jedná se především o dokumenty definující zastoupení právnické osoby a její oprávnění k právním úkonům.

Povinně ukládané listiny:

• Zakládající listina (např. zakládací smlouva, notářský zápis o založení)
• Stanovy (nebo jiný dokument upravující vnitřní organizaci a fungování právnické osoby)
• Listiny o změnách v zakládající listině nebo stanovách
• Povolení nebo oznámení k výkonu činnosti (např. živnostenský list, koncese)
• Seznamy společníků, členů nebo akcionářů
• Zápisy z valných hromad nebo zasedání orgánů právnické osoby
• Rozhodnutí o jmenování a odvolání statutárních orgánů
• Písemné smlouvy o vzniku, změnách a zániku pracovněprávních vztahů členů statutárních orgánů
• Účetní závěrky
• Výroční zprávy

Další možné listiny:

Kromě povinně ukládaných listin může právnická osoba do sbírky listin uložit i další dokumenty, které souvisejí s její činností. Může se jednat například o:

• Smlouvy
• Faktury
• Obchodní korespondence
• Zápisy z jednání
• Protokoly o kontrolách

Sbírka listin je veřejná a každý má právo do ní nahlížet. Výjimkou jsou pouze listiny, které obsahují osobní údaje nebo obchodní tajemství.

Ukládání listin do sbírky listin je důležitou povinností právnické osoby. Pomáhá zajistit transparentnost její činnosti a právní jistotu pro její obchodní partnery a další zainteresované osoby.