Jak dlouho musím schovávat účetnictví?

Jak dlouho musím archivovat účetnictví? Stručný průvodce lhůtami a důvody

Správná archivace účetnictví je klíčová nejen pro hladký chod firmy, ale i pro splnění zákonných povinností. Zatímco některé dokumenty stačí uchovávat 5 let, jiné vyžadují archivaci po dobu 10 let. Přehledná znalost těchto lhůt vám pomůže vyhnout se nepříjemným sankcím a usnadní případné kontroly.

Pětiletá archivace:

Tato lhůta se vztahuje na většinu účetních dokladů, knih a souvisejícího materiálu. Konkrétně sem spadají:

• Účetní doklady: faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, dodací listy a další doklady související s účetními operacemi.
• Účetní knihy: hlavní kniha, deník, kniha analytické evidence a další účetní knihy.
• Související materiály: inventurní soupisy, smlouvy s obchodními partnery relevantní pro účetnictví, interní směrnice týkající se účetnictví.

Pětiletá lhůta začíná běžet od prvního dne roku následujícího po roce, kterého se účetnictví týká. Pokud se tedy jedná o účetnictví za rok 2023, archivační lhůta začne běžet 1. ledna 2024 a skončí 31. prosince 2028.

Desetiletá archivace:

Delší, desetiletá archivační lhůta se vztahuje na dokumenty s vyšší právní závazností:

• Účetní závěrka: souhrnný dokument poskytující přehled o finanční situaci firmy za daný rok.
• Výroční zpráva (pokud se sestavuje): komplexnější dokument obsahující účetní závěrku, zprávu o hospodaření a další informace o činnosti firmy.
• Daňové doklady: doklady související s daňovou evidencí, například daňová přiznání, doklady o zaplacení daní, evidence o DPH.

I zde desetiletá lhůta začíná běžet od prvního dne roku následujícího po roce, kterého se dokumenty týkají. Pro daňové doklady za rok 2023 tedy archivační lhůta skončí 31. prosince 2033.

Důvody pro archivaci:

Dodržování archivačních lhůt je klíčové z několika důvodů:

• Daňové kontroly: Finanční úřad může provést daňovou kontrolu až 3 roky zpětně, v případě podezření na daňový únik i déle. Správně archivované účetnictví je nezbytné pro prokázání správnosti daňových povinností.
• Audity: Externí auditoři ověřují správnost a úplnost účetnictví. Dostupnost archivovaných dokumentů je pro jejich práci nezbytná.
• Právní spory: V případě obchodních sporů může být účetnictví důležitým důkazním materiálem.
• Přehled o hospodaření firmy: Archivované účetnictví poskytuje cenné informace o historickém vývoji firmy a slouží jako podklad pro strategická rozhodnutí.

Shrnutí:

Správná archivace účetnictví je právní povinností a zároveň důležitým nástrojem pro řízení firmy. Dodržujte stanovené lhůty a zajistěte si tak bezproblémový chod svého podnikání. V případě nejasností se vždy obraťte na daňového poradce.