Jak napsat upomínku dlužníkovi?

Jak efektivně napsat upomínku dlužníkovi a předejít sporům?

Nedostatek finančních prostředků a zpožděné platby bohužel patří k rizikům podnikání i soukromých vztahů. Když se ocitnete v pozici věřitele s neplatičem, je důležité postupovat systematicky a s ohledem na zákon. Efektivní upomínka je prvním krokem k vymožení dluhu a prevencí zbytečných komplikací a soudních sporů. Tento článek vám poradí, jak ji správně sestavit.

Klíčové prvky efektivní upomínky:

• Jasné a stručné vymezení dluhu: Uveďte přesnou výši dlužné částky, a to včetně detailního rozpisu, pokud je to relevantní (např. specifikace jednotlivých faktur, položek objednávky). Vyhněte se nejasnostem a neurčitým formulacím. Čísla by měla být jednoznačná a snadno ověřitelná.

• Přesné datum splatnosti: Jasně specifikujte původní datum splatnosti dluhu. To je nezbytné pro výpočet úroků z prodlení a pro případné další kroky.

• Právní základ pohledávky: Zde uveďte, na základě čeho vznikl dluh. Jedná se například o číslo faktury, kupní smlouvu, úvěrovou smlouvu, nebo jiný relevantní dokument. Uveďte datum a číslo tohoto dokumentu.

• Výše úroků z prodlení: Pokud je to podle smlouvy či zákona relevantní, nezapomeňte vyčíslit úroky z prodlení, které se dlužníkovi započítávají od data splatnosti. Výpočet by měl být jasný a srozumitelný, s uvedením použitého zákona (např. občanského zákoníku) či smluvní úpravy.

• Upozornění na další kroky: Jasně sdělte dlužníkovi, jaké kroky podniknete, pokud dluh nebude uhrazen do stanovené lhůty. To může zahrnovat zaslání druhé upomínky, zapojení právního zástupce, nebo zahájení soudního řízení. Stanovte realistickou lhůtu, minimálně týden před podniknutím dalších kroků.

• Kontaktní údaje: Uveďte vaše kontaktní údaje, včetně telefonního čísla, e-mailové adresy a adresy pro zaslání platby.

Forma a doručení upomínky:

Doporučujeme zaslat upomínku písemně, ideálně doporučenou poštou s dodejkou. To vám zajistí důkaz o doručení a pomůže předejít sporům o tom, zda upomínka byla vůbec doručena. E-mailová upomínka je sice rychlá, ale nedává vám stejnou jistotu o doručení. Pokud upomínku posíláte e-mailem, uchovávejte si potvrzení o odeslání.

Příklad:

“Vážený pane Novák,

Touto upomínkou Vás žádáme o úhradu dluhu ve výši 5 000 Kč, splatného dne 15. 10. 2023, na základě faktury č. 2023/10/01 ze dne 1. 10. 2023. Vzhledem k prodlení Vám účtujeme úroky z prodlení ve výši [výpočet s uvedením základu].

Prosíme o uhrazení celkové dlužné částky [celková částka] na náš účet [číslo účtu] do 10. 11. 2023. V případě neuhrazení dluhu do tohoto data budeme nuceni zahájit další kroky k vymáhání pohledávky, včetně zapojení právního zástupce.

S pozdravem,

[Vaše jméno/název firmy]
[Vaše kontaktní údaje]”

Závěr:

Správně napsaná upomínka je důležitým nástrojem pro efektivní vymáhání dluhu. Jasnost, přesnost a důkaz o doručení jsou klíčové pro minimalizaci sporů a zrychlení procesu řešení dlužné situace. Pokud si nejste jisti, jak postupovat, doporučujeme konzultaci s právníkem.