Jak rozdělit hodnoty v Excelu?

Excel: Mistr dělení textu – Pokročilé triky, které vám ušetří hodiny práce

Potřebujete roztřídit data v Excelu do přehledných sloupců, ale máte v jedné buňce namačkané textové řetězce oddělené podivnými znaky? Standardní funkce “Text do sloupců” je sice skvělý pomocník, ale co když narazíte na složitější situace? Tento článek se zaměřuje na pokročilé techniky, které vám umožní bravurně zvládnout dělení textu i v komplikovanějších případech.

Základní postup pomocí “Text do sloupců”, jak bylo zmíněno, je klíčový: vyberete data, zvolíte “Data -> Text do sloupců” a průvodce vás provede nastavením oddělovačů. Ale co dělat, když:

• Oddělovače nejsou konzistentní?
• Potřebujete rozdělit text podle pozice znaku?
• Chcete text rozdělit pouze na dvě části?
• Máte data, kde oddělovače chybí a potřebujete je “doplnit”?

Pojďme se na tyto situace podívat blíže a ukázat si konkrétní řešení.

1. Nepředvídatelné oddělovače? Využijte pokročilé oddělovače a vlastní formáty.

Excel nabízí kromě standardních oddělovačů jako je čárka, středník nebo mezera i možnost zadat vlastní oddělovač. To se hodí, pokud máte data oddělená například hvězdičkou, pomlčkou nebo jiným speciálním znakem.

Klíčová rada: Pečlivě analyzujte data. Pokud se oddělovače liší, zkuste je najít společné znaky a použít je. Můžete zkusit i kombinaci více oddělovačů.

2. Dělení textu podle pozice znaku: Funkce RIGHT, LEFT a MID přicházejí na scénu.

Pokud data nejsou oddělena žádným znakem, ale mají fixní strukturu (např. prvních 5 znaků je kód produktu a zbytek název), pak se neobejdete bez textových funkcí:

• LEFT(text, počet_znaků): Vrátí zleva zadaný počet znaků.
• RIGHT(text, počet_znaků): Vrátí zprava zadaný počet znaků.
• MID(text, startovací_pozice, počet_znaků): Vrátí z textu zadaný počet znaků od zadané startovací pozice.

Příklad: Máte v buňce A1 text “PRODUCT123 – Název produktu”.

• Kód produktu: =LEFT(A1, 10) (Vrátí “PRODUCT123”)
• Název produktu: =RIGHT(A1, DÉLKA(A1)-13) (Vrátí “Název produktu”) – zde potřebujeme spočítat délku celého textu a odečíst délku kódu produktu a mezeru s pomlčkou.

3. Dělení na dvě části: Kombinace funkcí FIND a LEFT/RIGHT.

Chcete rozdělit text na první a druhou část na základě určitého oddělovače? Použijte funkci FIND k nalezení pozice oddělovače a následně funkce LEFT a RIGHT pro extrakci textu.

• FIND(co_hledat, kde_hledat, [startovací_pozice]): Vrátí pozici prvního výskytu zadaného textu v jiném textu.

Příklad: V buňce A1 je text “Jméno Příjmení”. Chceme rozdělit jméno a příjmení do dvou sloupců.

• Jméno: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1)
• Příjmení: =RIGHT(A1,DÉLKA(A1)-FIND(" ",A1))

4. Chybějící oddělovače: Co s tím?

Situace je komplikovaná, pokud vám v datech chybí oddělovače a potřebujete je “doplnit”. Zde je důležité analyzovat data a najít logiku v jejich struktuře.

• Použití funkce SUBSTITUTE: Můžete nahradit určité vzory textu oddělovačem. Například, pokud víte, že každé nové slovo začíná velkým písmenem, můžete nahradit mezerou každé velké písmeno, kterému nepředchází mezera (pomocí složitější formule a funkce SUBSTITUTE).

Klíčová rada: Pro tyto složitější operace může být vhodné použít makro (VBA). Makro vám umožní automatizovat proces hledání vzorů a doplňování oddělovačů na základě složitějších pravidel.

Závěrem:

Rozdělování textu v Excelu nemusí být noční můra. Díky kombinaci funkce “Text do sloupců” a pokročilých textových funkcí jako LEFT, RIGHT, MID, FIND a SUBSTITUTE zvládnete i ty nejzapeklitější situace. Nezapomeňte vždy analyzovat svá data a najít v nich vzory, které vám usnadní práci. A pokud si nejste jistí, neváhejte se ponořit do světa maker (VBA) pro maximální automatizaci!