Jak skrýt emailové adresy?

Jak diskrétně rozesílat e-maily v Outlooku: Skryjte adresáty pomocí Skryté kopie

E-mailová komunikace je denní chléb moderní doby. Občas se ale ocitneme v situaci, kdy potřebujeme rozeslat zprávu většímu počtu příjemců, aniž bychom je navzájem seznamovali s jejich e-mailovými adresami. Ať už jde o ochranu soukromí, konkurenční výhodu, nebo prostě snahu o profesionální vzhled zprávy, možnost skrýt seznam adresátů se hodí. Outlook naštěstí nabízí elegantní řešení: použití pole Skrytá kopie (Bcc).

Proč skrývat e-mailové adresy?

Možná si říkáte, proč bychom to vlastně měli dělat? Důvodů je hned několik:

• Ochrana soukromí: Chráněte e-mailové adresy svých kontaktů před spamerů a potenciálním zneužitím. Nikdo nechce dostávat nevyžádanou poštu jen proto, že byl neopatrně zahrnut do hromadné e-mailové konverzace.
• Profesionální dojem: Rozesílání e-mailů s dlouhým seznamem adresátů v poli “Komu” působí neprofesionálně a zbytečně zahlcuje adresátům schránku.
• Konkurenční výhoda: V některých situacích, například při hromadné nabídce služeb, si nepřejete, aby se vaši potenciální klienti navzájem znali.
• Dodržování GDPR: V některých případech, zejména pokud rozesíláte e-maily obsahující citlivé údaje, je skrytí adresátů povinné dle nařízení GDPR.

Skrytá kopie (Bcc): Váš nástroj pro diskrétní komunikaci v Outlooku

Použití Skryté kopie (Bcc) je jednoduché a efektivní. Všechny adresy uvedené v tomto poli jsou skryté pro ostatní příjemce e-mailu. Adresáti ve Skryté kopii obdrží e-mail tak, jakoby byl určený jen pro ně, a nevidí, komu dalšímu byl rozeslán.

Postup pro skrytí e-mailových adres v Outlooku: Rozšířený návod

Popsaný postup v úvodu článku je sice správný, ale pro začátečníky si jej můžeme ještě více rozvést:

1. Otevřete Outlook: Spusťte svůj e-mailový klient Outlook.

2. Vytvořte novou zprávu nebo odpovězte na stávající: Klikněte na “Nový e-mail” nebo “Odpovědět”.

3. Zobrazení pole Skrytá kopie (Bcc): Zde se věci mohou mírně lišit v závislosti na verzi Outlooku, kterou používáte.

   • Outlook 365 a novější verze: V horní nabídce zprávy klikněte na kartu “Možnosti”. Poté v sekci “Pole” zaškrtněte políčko “Zobrazit skrytá”. Alternativně můžete zkusit kliknout na “…” (Více příkazů) v horní liště a vybrat “Zobrazit skrytá”.
   • Starší verze Outlooku: Hledejte v menu “Zobrazit” nebo “Možnosti” a zde možnost zobrazení pole “Skrytá kopie (Bcc)”. V některých případech stačí kliknout na “Komu” a v zobrazeném okně vybrat “Skrytá kopie”.

4. Přidání adresátů do Skryté kopie (Bcc): Nyní se vám v e-mailu zobrazí pole “Skrytá kopie (Bcc)”. Do tohoto pole zadejte e-mailové adresy všech příjemců, jejichž adresy chcete utajit. Můžete buď adresy psát ručně, nebo je zkopírovat ze seznamu, případně vybírat z adresáře Outlooku.

5. Adresát v poli “Komu”: Důležité! Do pole “Komu” MUSÍTE někoho zadat. Můžete zadat svou vlastní adresu, obecnou adresu (např. [email protected]) nebo dokonce interní adresu, která se používá pouze pro testovací účely. Pokud necháte pole “Komu” prázdné, některé e-mailové servery mohou e-mail označit jako spam.

6. Napište svou zprávu: Vytvořte e-mailový obsah jako obvykle.

7. Odešlete e-mail: Klikněte na tlačítko “Odeslat”.

Důležité upozornění:

• Ujistěte se, že jste správně zadali všechny e-mailové adresy ve Skryté kopii (Bcc). Chybně zadaná adresa se nedoručí a příjemce se o vaší zprávě nedozví.
• Používání Skryté kopie (Bcc) by mělo být prováděno s rozmyslem a eticky. Vyhněte se skrytí adresátů, pokud by to mohlo vést k matení, podvodům nebo jiným nežádoucím důsledkům.

Závěr:

Skrývání e-mailových adres pomocí Skryté kopie (Bcc) v Outlooku je mocný nástroj pro ochranu soukromí, zlepšení profesionality vaší komunikace a dodržování právních předpisů. S trochou cviku se stane běžnou součástí vašeho e-mailového workflow. Využijte ho moudře!