Jak se správně píše oslovení v dopise?

Oslovujeme s elegancí: Jak na správné oslovení v dopise (a kdy se vyhnout frázím)

Správné oslovení je vstupní branou každého dopisu. Je to první kontakt, který budujete se svým čtenářem, a proto by měl být pečlivě zvolený. Zatímco oslovení “Vážený pane / Vážená paní” je stále platné, realita dnešní komunikace nabízí mnohem širší škálu možností. Jak se v ní tedy zorientovat a napsat oslovení, které bude působit profesionálně, ale zároveň osobně a relevantně?

Když neznáte jméno adresáta:

Už dávno neplatí, že “Vážená paní / Vážený pane” je jediná a univerzální volba, pokud neznáte jméno adresáta. Dnes se klade důraz na to, aby oslovení bylo co nejkonkrétnější a projevovalo alespoň minimální znalost instituce či firmy, které píšete. Zde jsou alternativy, které zvažte:

• Vážené paní a pánové: Toto oslovení je stále bezpečné a formální, ale působí mírně moderněji než “Vážený pane / Vážená paní”. Používejte ho, pokud nevíte, zda dopis bude číst muž nebo žena.
• Vážený/á [Funkce] / Vážený/á [Tým]: Pokud víte, komu konkrétně píšete, i když neznáte jméno, využijte to! Například: “Vážený pane personalisto,” nebo “Vážený týme marketingu,”. Tím ukážete, že váš dopis není jen generická žádost a že jste si dali práci zjistit, kdo by ho měl číst.
• Vážení klienti / Zákazníci: Použijte toto oslovení, pokud píšete dopis určený široké skupině zákazníků. Buďte ale opatrní, abyste ho nepoužili v osobní korespondenci.
• Vážení přátelé [Společnosti/Instituce]: Toto oslovení se hodí pro neformálnější komunikaci, například s partnery či sponzory, se kterými máte již navázaný vztah.
• Pokud je to možné, zkuste zjistit jméno: I krátký průzkum na webových stránkách společnosti, na LinkedInu nebo telefonický dotaz může přinést ovoce. Oslovit konkrétní osobu jménem je vždy lepší než generické oslovení.

Kdy se vyhnout frázím:

Některé fráze, i když se dříve používaly, dnes působí zastarale a spíše uškodí než pomohou. Vyhněte se:

• “S pozdravem”: Příliš formální a strohé. Místo toho zvolte “S úctou”, “S pozdravem a přáním hezkého dne”, nebo “S přátelským pozdravem” (v závislosti na kontextu a vašem vztahu s adresátem).
• “Dobrý den”: Toto oslovení je příliš neformální pro písemnou korespondenci. Hodí se spíše pro email, kde je komunikace často rychlejší a méně formální.
• Používání pouhého příjmení s titulem: Například “Vážený pane Nováku”. Je to považováno za nezdvořilé a příliš familiární.

Důležitá poznámka:

• Vždy dbejte na gramatickou správnost. Oslovit někoho s chybou je velký faux pas.
• Styl oslovení by měl odpovídat celkovému tónu dopisu. Formální oslovení vyžaduje formální jazyk a naopak.
• Zamyslete se nad tím, co chcete svým dopisem dosáhnout. Pokud žádáte o práci, zvolte spíše formální oslovení. Pokud píšete newsletter, můžete si dovolit být méně formální.

Správné oslovení v dopise je o nalezení rovnováhy mezi profesionalitou a osobním přístupem. Vybírejte s rozmyslem, buďte konkrétní, když to jde, a ukažte, že si vážíte času svého čtenáře. Vaše úsilí se vám jistě vrátí v podobě pozitivního prvního dojmu.