Jak se správně představit do telefonu?

Telefonní etiketě zdar: Jak se správně představit do telefonu a udělat dobrý první dojem

Telefonický hovor je často prvním kontaktem s klientem, spolupracovníkem, nebo dokonce s budoucím zaměstnavatelem. První dojem je klíčový a ten se buduje i během zdánlivě triviální telefonické konverzace. Překvapivě mnoho lidí podceňuje důležitost správného představení se do telefonu a propásne tak příležitost udělat pozitivní první dojem. Nevyhýbejme se tedy základům telefonní etikety a naučme se představovat efektivně a profesionálně.

Zapomeneme na neosobní “Haló?” či strohé “Prosím?”. Tyto fráze jsou zastaralé a působí neprofesionálně. Ideální začátek hovoru zahrnuje hned několik kroků:

1. Osoba, která zvedá telefon, se představí: Nejprve se jasně a zřetelně představí osoba, která zvedla sluchátko. Uveďte celé jméno a případně název oddělení či firmy, abyste volajícímu poskytli okamžitý kontext. Například: “Dobrý den, zdravím Vás, jmenuji se Jana Nováková z oddělení zákaznické podpory.”

2. Volající se představí a uvede téma hovoru: Poté se představí volající. I zde je důležité použít celé jméno. Následně stručně a jasně sdělí důvod svého volání. Vyhněte se zdlouhavým úvodům. Například: “Dobrý den, paní Nováková, jmenuji se Petr Horák, volám Vám ohledně objednávky číslo 12345.” Nebo: “Dobrý den, paní Nováková, jsem Tomáš Novotný, volám Vám ohledně schůzky naplánované na zítra.”

3. Pozdrav je nezbytný: Nepodceňujte sílu pozdravu. “Dobrý den” nebo “Dobrý večer” dodají hovoru na profesionalitě a zdvořilosti.

4. Jasná a srozumitelná artikulace: Mluvte pomalu, zřetelně a srozumitelně. Ujistěte se, že máte klidné prostředí bez rušivých zvuků na pozadí.

Příklad efektivního telefonického představení:

Osoba, která zvedá telefon: “Dobrý den, zdravím Vás, jmenuji se Markéta Svobodová, oddělení marketingu.”

Volající: “Dobrý den, paní Svobodová, jmenuji se Karel Doležal, volám Vám ohledně spolupráce na nadcházející reklamní kampani.”

Zvládnutí správného telefonického představení je klíčovým prvkem profesionálního jednání. Věnujte mu pozornost a zvyšte si tak šanci na úspěšnou komunikaci a pozitivní první dojem. V dnešní uspěchané době je profesionální a efektivní telefonická komunikace stále ceněnou dovedností.