Jak se představit po telefonu?

Telefonický úvod: Klíč k profesionálnímu a efektivnímu hovoru

V dnešní době, kdy telefonáty tvoří významnou část naší komunikace, je klíčové umět se po telefonu představit profesionálně a efektivně. První dojem, ať už osobní, či telefonický, je zásadní, a proto by se mu mělo věnovat patřičná pozornost. Pouhé „haló“ či „prosím“ sice postačí v neformálním kontextu mezi blízkými, ale v profesionálním prostředí působí neprofesionálně a ztěžuje plynulý průběh rozhovoru.

Jak tedy na to? Ideální telefonický úvod spočívá v několika jednoduchých, ale důležitých krocích:

1. Osoba, která zvedá telefon, by se měla jako první představit celým jménem a případně i jménem firmy/oddělení:

• Namísto nevýrazného „Haló?“ zkuste: „Dobrý den, zdravím Vás, jmenuji se Jana Nováková z oddělení zákaznické podpory.“ Tento přístup ihned identifikuje volajícího a usnadňuje orientaci.

2. Volající se poté také představí a stručně popíše důvod hovoru:

• Po pozdravu („Dobrý den, paní Nováková“) by volající měl uvést své jméno a ihned seznámit druhou stranu s cílem hovoru. Například: „Jmenuji se Petr Malý z firmy XYZ a volám Vám ohledně naší objednávky číslo 12345.“ Vyhněte se neurčitým formulím typu: „Šlo by o…“ nebo „Zajímalo by mě…“

3. Krátkost a výstižnost:

• Dlouhé a rozvláčné úvody zbytečně prodlužují hovor a mohou vyvolat dojem neprofesionality. Stručné a jasné sdělení důvodu hovoru je klíčové pro efektivní komunikaci.

Proč je profesionální úvod důležitý?

• Buduje důvěru: Jasná identifikace a stručné vysvětlení účelu hovoru vytváří dojem profesionality a budí důvěru u druhé strany.
• Šetří čas: Přímý a výstižný úvod šetří čas jak volajícímu, tak i přijímajícímu. Obě strany vědí, o čem se bude jednat, a mohou se tak lépe soustředit na obsah hovoru.
• Zlepšuje komunikaci: Jasný úvod eliminuje nedorozumění a zjednodušuje komunikaci.
• Zanechává dobrý dojem: Profesionální úvod zanechává pozitivní dojem a může ovlivnit další průběh komunikace a obchodní vztahy.

Zahrnutí těchto jednoduchých kroků do vašeho telefonického chování výrazně zlepší vaši komunikaci a pomůže vám budovat pozitivní profesní vztahy. Nepodceňujte sílu prvního dojmu, ať už je zprostředkován osobně, nebo telefonicky.