Como colocar fora do escritório no Teams?

Indo além do “Ausente”: Domine as Configurações de Status e Respostas Automáticas no Microsoft Teams

O Microsoft Teams se tornou essencial para a comunicação no trabalho, mas às vezes precisamos comunicar nossa indisponibilidade de forma eficiente. Simplesmente ficar “ausente” nem sempre é suficiente. Este artigo vai além da funcionalidade básica, explorando as diferentes maneiras de configurar seu status e as respostas automáticas no Teams para garantir que suas mensagens sejam gerenciadas adequadamente durante sua ausência, seja por um curto período ou por férias mais prolongadas.

Mais do que apenas “Ausente”: Escolhendo o Status Ideal

A opção “Ausente” é apenas um dos vários status disponíveis no Teams. A escolha do status certo depende do contexto da sua ausência:

• Ausente: Ideal para curtos períodos de indisponibilidade. Indica que você está longe do seu computador, mas pode retornar em breve.

• Ocupado: Para momentos em que está em uma reunião ou envolvido em uma tarefa que requer concentração total. Evita interrupções.

• Em uma reunião: Mais específico que “Ocupado,” indicando que você está em uma reunião e provavelmente não poderá responder imediatamente.

• Apresentando: Semelhante a “Em uma reunião,” mas sinaliza que está em uma apresentação e não deve ser interrompido.

• Não perturbe: Similar a “Ocupado,” mas geralmente com maior ênfase na necessidade de não ser perturbado. Ideal para períodos de foco intenso.

• Disponível: O status padrão, indicando que você está online e disponível para receber mensagens.

Configurando as Respostas Automáticas para uma Comunicação Eficaz

As respostas automáticas são fundamentais para gerenciar expectativas quando você está fora do escritório. Ao ativá-las, você garante que as pessoas que lhe enviam mensagens recebam uma resposta automática informando sobre sua indisponibilidade e quando você retornará. Aqui estão alguns passos essenciais para configurar as respostas automáticas:

1. Acesse as Configurações: Clique na sua foto de perfil no canto superior direito do Teams e selecione “Definir mensagem de status”.

2. Ative as Respostas Automáticas: Habilitando essa opção, você configura o envio automático de mensagens para quem tentar entrar em contato.

3. Personalize sua Mensagem: Esta é a parte mais importante. Escreva uma mensagem clara e concisa, indicando:

   • O motivo da sua ausência: Ex: “Estou fora do escritório até [data]”.
   • Data de retorno: Seja preciso na data e hora do seu retorno.
   • Informações de contato alternativo (opcional): Se apropriado, forneça um contato alternativo para situações urgentes. Ex: “Para emergências, contate [nome] em [número de telefone]”.
   • Um tom apropriado: Mantenha um tom profissional e respeitoso.

4. Defina o Período de Validade: Especifique o período em que as respostas automáticas devem ser enviadas. Você pode configurar para um horário específico, uma data ou um intervalo de tempo.

Considerações Adicionais:

• Teste suas Respostas Automáticas: Antes de se ausentar, verifique se as mensagens estão sendo enviadas corretamente.
• Atualize seu Status: Lembre-se de desativar as respostas automáticas e atualizar seu status para “Disponível” assim que retornar ao trabalho.
• Use a Funcionalidade com Sabedoria: Não abuse das respostas automáticas para situações triviais. Reserve-as para ausências planejadas e justificadas.

Ao dominar as configurações de status e as respostas automáticas no Teams, você garante uma comunicação eficiente e profissional, tanto durante curtos períodos de indisponibilidade quanto em férias mais longas, mantendo a produtividade e a comunicação da equipe.