Ile szkoła jazdy trzyma papiery?

Ile czasu szkoła jazdy przechowuje moje dokumenty? Mit dwa lata a praktyka.

Wiele osób powtarza zasłyszaną informację, że szkoły jazdy przechowują dokumentację kursantów przez dwa lata. Skąd bierze się ta magiczna liczba? Prawdopodobnie z interpretacji ogólnych przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów, które w niektórych przypadkach wskazują na dwuletni okres przechowywania. Jednak w kontekście szkół jazdy sprawa nie jest tak prosta i nie ma jednego, sztywnego terminu.

Kluczowe znaczenie ma rodzaj dokumentu. O ile karty jazd, z wpisywanymi godzinami i postępami w nauce, rzeczywiście mogą być niszczone po dwóch latach od ostatniego wpisu (zgodnie z wewnętrznymi regulacjami szkół jazdy i ogólnymi zasadami RODO dotyczącymi minimalizacji danych), o tyle inne dokumenty, związane np. z rozliczeniami finansowymi, podlegają dłuższym okresom archiwizacji.

Co to oznacza w praktyce?

• Karty jazd i podobne dokumenty dotyczące przebiegu szkolenia: Szkoła jazdy ma prawo zniszczyć je po dwóch latach od daty ostatniego wpisu. Warto jednak pamiętać, że niektóre szkoły, dla własnego bezpieczeństwa i na wypadek ewentualnych reklamacji, mogą przechowywać je nieco dłużej.
• Umowy o świadczenie usług, faktury, dowody wpłat: Te dokumenty podlegają przepisom prawa podatkowego i bilansowego, a ich okres przechowywania wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Szkoła jazdy ma obowiązek przechowywać je przez ten czas, niezależnie od tego, czy ukończyliśmy kurs, czy nie.
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych: Choć sama zgoda może być przechowywana krócej, to fakt jej udzielenia (i ewentualnego cofnięcia) powinien być ewidencjonowany przez szkołę jazdy przez cały okres przetwarzania danych.

Dlaczego warto o tym wiedzieć?

Zrozumienie zasad przechowywania dokumentacji przez szkoły jazdy jest ważne z kilku powodów:

• Ochrona danych osobowych: Masz prawo wiedzieć, jak długo szkoła jazdy przechowuje Twoje dane i w jakim celu.
• Ewentualne reklamacje: W przypadku sporów, dostęp do dokumentacji może być kluczowy.
• Kwestie podatkowe: Przechowywanie faktur przez 5 lat jest obowiązkiem szkoły jazdy, ale również korzyścią dla kursanta.

Podsumowując, informacja o dwuletnim okresie przechowywania dokumentów przez szkoły jazdy jest uproszczeniem. Rzeczywisty czas zależy od rodzaju dokumentu i obowiązujących przepisów. W razie wątpliwości, warto skontaktować się bezpośrednio ze szkołą jazdy i zapytać o ich politykę archiwizacji danych.