Jak księgować fakturę kosztową?

Zagubiona faktura kosztowa – jak ją zaksięgować po terminie?

Zdarza się, że faktura kosztowa ginie w natłoku dokumentów i zostaje odnaleziona po terminie, w którym powinna zostać zaksięgowana. Co zrobić w takiej sytuacji? Proste “zaksięgowanie z datą wystawienia” nie zawsze jest wystarczające, a czasem wręcz niemożliwe. Konieczne jest uwzględnienie kilku czynników, w tym числе zamknięcia okresu rozliczeniowego i potencjalnego wpływu na deklaracje podatkowe.

O ile znalezienie faktury przed zamknięciem okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału) upraszcza sprawę, o tyle po jego zamknięciu sytuacja komplikuje się. Przyjrzyjmy się bliżej obu scenariuszom:

1. Faktura odnaleziona przed zamknięciem okresu rozliczeniowego:

W tym przypadku najprostszym i prawidłowym rozwiązaniem jest zaksięgowanie faktury z datą jej wystawienia. Dzięki temu zachowujemy chronologiczny porządek dokumentów i prawidłowo odzwierciedlamy koszty w danym okresie. Ważne jest, aby upewnić się, że faktura zostanie uwzględniona w deklaracjach podatkowych za ten okres.

2. Faktura odnaleziona po zamknięciu okresu rozliczeniowego:

Sytuacja komplikuje się, gdy okres rozliczeniowy został już zamknięty, a deklaracje podatkowe złożone. W takim przypadku nie możemy po prostu zaksięgować faktury z datą wystawienia, gdyż wpłynęłoby to na już zamknięty okres.

Możliwe rozwiązania to:

• Zaksięgowanie faktury w bieżącym okresie z adnotacją: Dopuszczalne jest zaksięgowanie faktury w miesiącu, w którym została odnaleziona, z odpowiednią adnotacją wyjaśniającą opóźnienie. To rozwiązanie wpływa na koszty bieżącego okresu, a nie tego, w którym faktura powinna być pierwotnie zaksięgowana. Należy rozważyć wpływ takiej operacji na obliczenie podatku dochodowego, szczególnie w przypadku uproszczonej ewidencji przychodów i rozchodów.
• Korekta deklaracji podatkowych: W niektórych przypadkach, zwłaszcza gdy kwota na fakturze jest znaczna i ma istotny wpływ na wynik podatku, konieczna może być korekta deklaracji podatkowych za okres, którego faktura dotyczy. To rozwiązanie jest bardziej czasochłonne i wymaga staranności, ale zapewnia prawidłowe rozliczenie podatku.
• Konsultacja z księgowym: W przypadku wątpliwości co do sposobu postępowania, zawsze warto skonsultować się z księgowym. Profesjonalista doradzi najlepsze rozwiązanie w danej sytuacji, minimalizując ryzyko błędów i ewentualnych problemów z organami podatkowymi.

Pamiętajmy, że im szybciej zareagujemy na odnalezienie zagubionej faktury, tym prostsze będzie jej zaksięgowanie i mniejsze ryzyko komplikacji. Dobre praktyki w zakresie obiegu dokumentów i regularne kontrole pomagają uniknąć tego typu sytuacji.