Jakie dokumenty należy usunąć z akt osobowych?

Porządkowanie Akt Osobowych: Co Usunąć, Jak To Zrobić i Dlaczego To Ważne?

Akta osobowe pracowników to skarbnica informacji, która jednak wymaga regularnego przeglądu i “odchudzania”. Przechowywanie nieaktualnych, zbędnych lub naruszających przepisy RODO dokumentów nie tylko obciąża archiwum, ale również naraża pracodawcę na ryzyko prawne. Dlatego proces porządkowania akt osobowych to nie tylko kwestia dobrej organizacji, ale przede wszystkim – odpowiedzialności i zgodności z obowiązującymi przepisami.

Co Konkretnie Powinno Trafić Do Kosza?

Punktem wyjścia jest identyfikacja dokumentów, które utraciły swoją aktualność, są zbędne z punktu widzenia relacji pracowniczej lub wręcz naruszają przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Do tej kategorii zaliczymy przede wszystkim:

• Dokumenty, których okres przechowywania minął: Dotyczy to np. orzeczeń lekarskich, skierowań na badania, zaświadczeń o ukończonych szkoleniach, jeśli upłynął okres ich ważności lub przechowywania.
• Dokumenty zbędne dla celów zatrudnienia: Tutaj przykładem mogą być kopie dokumentów tożsamości, które nie były niezbędne do zawarcia umowy o pracę.
• Dokumenty zawierające dane, których dalsze przetwarzanie jest niedozwolone: Mogą to być np. informacje o stanie zdrowia (poza wymaganymi orzeczeniami), orientacji seksualnej czy przynależności do związków zawodowych, jeśli nie mają bezpośredniego związku z wykonywaną pracą i nie są wymagane przepisami prawa.
• Wnioski i podania, które zostały rozpatrzone: Chodzi o dokumenty, które miały charakter jednorazowy i nie mają wpływu na dalszy przebieg zatrudnienia.

Jak Prawidłowo Przeprowadzić Proces Usuwania?

Usunięcie dokumentów z akt osobowych to nie tylko fizyczne pozbycie się papieru. To proces, który wymaga staranności i udokumentowania.

1. Identyfikacja: Dokładne przejrzenie akt osobowych i wyselekcjonowanie dokumentów, które podlegają usunięciu.
2. Udokumentowanie: Sporządzenie protokołu lub notatki służbowej, w której wskazane zostaną numery dokumentów przeznaczonych do usunięcia oraz uzasadnienie tej decyzji (np. “dokument nieaktualny”, “dane zbędne”, “naruszenie RODO”).
3. Usuwanie danych (tam gdzie to możliwe): W przypadku dokumentów, które muszą pozostać w aktach (np. ze względu na obowiązek przechowywania innych danych), należy trwale usunąć te dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest niedozwolone. Można to zrobić poprzez zamalowanie, wymazanie lub zamazanie danych w sposób uniemożliwiający ich odczytanie.
4. Fizyczne usunięcie: Zniszczenie dokumentów w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie (np. poprzez zniszczenie w niszczarce).
5. Aktualizacja: Konieczne jest zaktualizowanie spisu dokumentów znajdujących się w aktach osobowych oraz zmiana numeracji dokumentów w sposób odzwierciedlający ich aktualny stan.

Dlaczego To Takie Ważne?

Przestrzeganie zasad dotyczących usuwania dokumentów z akt osobowych to przede wszystkim kwestia zgodności z przepisami prawa, a w szczególności z RODO. Przetwarzanie danych osobowych w sposób niezgodny z przepisami naraża pracodawcę na wysokie kary finansowe. Ponadto:

• Ograniczenie ryzyka prawnego: Regularne porządkowanie akt osobowych minimalizuje ryzyko naruszenia praw pracowników i potencjalnych roszczeń.
• Optymalizacja przestrzeni: Usunięcie zbędnych dokumentów pozwala na lepszą organizację i efektywniejsze zarządzanie archiwum.
• Budowanie zaufania: Dbałość o dane osobowe pracowników i przestrzeganie przepisów RODO buduje zaufanie i pozytywny wizerunek pracodawcy.

Podsumowanie

Porządkowanie akt osobowych to proces, który wymaga systematyczności, wiedzy na temat obowiązujących przepisów i staranności. Przeprowadzony prawidłowo, pozwala na uniknięcie potencjalnych problemów prawnych, optymalizację przestrzeni i budowanie zaufania wśród pracowników. Pamiętajmy, że kluczem do sukcesu jest regularny przegląd dokumentów, udokumentowanie procesu usuwania i przestrzeganie zasad RODO. W razie wątpliwości, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy i ochronie danych osobowych.