Komu można wydać dokumentację pracowniczą?

Komu udostępnić dokumentację pracowniczą? Złożony problem prostych przepisów.

Kodeks pracy jasno wskazuje, kto ma prawo wglądu i otrzymania kopii dokumentacji pracowniczej. Teoretycznie sprawa jest prosta: pracownik, były pracownik oraz osoby uprawnione w razie śmierci pracownika. Praktyka jednak pokazuje, że sytuacja może być bardziej skomplikowana, a prosta interpretacja przepisów nie zawsze wystarcza. Przyjrzyjmy się bliżej tym trzem kategoriom uprawnionych i niuansom, które mogą się pojawić.

Pracownik: Zatrudniony ma prawo wglądu do swojej teczki osobowej i otrzymania jej kopii w dowolnym momencie trwania stosunku pracy. Warto zaznaczyć, że wniosek powinien być złożony na piśmie, choć pracodawca nie może odmówić dostępu do dokumentów, nawet jeśli wniosek został złożony ustnie. Co istotne, pracodawca nie może uzależniać wydania dokumentacji od uzasadnienia wniosku.

Były pracownik: Po ustaniu stosunku pracy prawo do wglądu i otrzymania kopii dokumentacji nadal obowiązuje. Były pracownik może wnioskować o kopie dokumentów wielokrotnie, nawet po latach od zakończenia zatrudnienia. W praktyce często pojawiają się pytania o zakres dokumentacji wydawanej byłym pracownikom, np. czy obejmuje ona opinie i referencje. W tym kontekście warto pamiętać, że były pracownik ma prawo do kopii wszystkich dokumentów, które go dotyczą, zgromadzonych w jego aktach osobowych.

Osoby uprawnione w razie śmierci pracownika: W przypadku śmierci pracownika, prawo do wglądu i otrzymania kopii dokumentacji przechodzi na osoby uprawnione. Określenie kręgu tych osób może być problematyczne. Przepisy nie definiują precyzyjnie, kto jest “osobą uprawnioną”. Przyjmuje się, że są to najbliżsi członkowie rodziny, takie jak małżonek, dzieci, rodzice. W praktyce pracodawca może żądać dokumentów potwierdzających pokrewieństwo. Wątpliwości mogą pojawić się w przypadku dalszej rodziny lub braku formalnych dokumentów potwierdzających pokrewieństwo. W takich sytuacjach pracodawca powinien zachować szczególną ostrożność i w razie wątpliwości skonsultować się z prawnikiem.

Dodatkowe aspekty:

• Forma wydawania dokumentacji: Pracodawca ma obowiązek wydać kopie dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej, zgodnie z życzeniem wnioskodawcy.
• Koszty: Pracodawca nie może pobierać opłat za wydanie dokumentacji pracowniczej.
• Ochrona danych osobowych: Pracodawca musi przestrzegać przepisów RODO przy udostępnianiu dokumentacji, zwłaszcza w przypadku danych wrażliwych.

Podsumowanie: Kwestia wydawania dokumentacji pracowniczej, choć pozornie prosta, może rodzić praktyczne problemy. Zrozumienie przepisów i ich właściwa interpretacja są kluczowe dla zarówno pracodawców, jak i pracowników, aby uniknąć nieporozumień i potencjalnych sporów.