Ile czasu ma pracodawca na dostarczenie Z3?

Z-3 w rękach ZUS-u: Jak szybko pracodawca musi działać?

Kiedy pracownik choruje i otrzymuje zwolnienie lekarskie, uruchamia się lawina biurokratycznych obowiązków, nie tylko po jego stronie, ale również po stronie pracodawcy. Jednym z kluczowych dokumentów, który pracodawca musi dostarczyć do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), jest zaświadczenie Z-3 (lub Z-3a, w zależności od statusu pracownika). Choć brzmi to jak kolejny, nudny obowiązek, od jego terminowego dopełnienia zależy szybka i sprawna wypłata zasiłku chorobowego dla pracownika. Zatem, ile konkretnie czasu ma pracodawca na dostarczenie tego dokumentu?

Niezwłocznie, ale nie później niż 7 dni.

Kluczowe słowo to “niezwłocznie”. Przepisy prawa nie określają precyzyjnej definicji “niezwłocznie”, jednak interpretuje się to jako działanie bez zbędnej zwłoki, tak szybko, jak to możliwe. Generalną zasadą jest, że pracodawca powinien przekazać Z-3 do ZUS-u tak szybko, jak tylko jest to technicznie wykonalne.

Jednak, aby uniknąć niejasności, ustawodawca wyznaczył konkretny, maksymalny termin – 7 dni. Termin ten liczony jest od momentu, gdy pracodawca dowie się o zwolnieniu lekarskim pracownika. Istotny jest moment, w którym pracodawca uzyskał informację, a nie moment, w którym pracownik zachorował.

Kiedy zaczyna biec ten termin?

Termin 7 dni rozpoczyna swój bieg w momencie, gdy zajdzie jedno z dwóch zdarzeń:

• Otrzymanie elektronicznego zaświadczenia lekarskiego (ZUS ZLA) na profilu PUE ZUS pracodawcy: Coraz więcej lekarzy wystawia zwolnienia lekarskie w formie elektronicznej. W takim przypadku pracodawca powinien regularnie sprawdzać swój profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Moment pojawienia się e-ZLA na profilu jest początkiem biegu terminu.
• Dostarczenie przez pracownika wydruku e-ZLA: Czasami pracownik może potrzebować wydruku zwolnienia lekarskiego (e-ZLA). W takim przypadku, dzień doręczenia wydruku pracodawcy jest dniem, od którego liczy się termin 7 dni na przekazanie Z-3 do ZUS-u.

Dlaczego tak ważne jest przestrzeganie terminu?

Przestrzeganie terminu dostarczenia Z-3 do ZUS-u jest kluczowe dla sprawnej wypłaty zasiłku chorobowego dla pracownika. Opóźnienie w przekazaniu dokumentów może skutkować:

• Opóźnieniem wypłaty zasiłku: To pracownik najbardziej odczuje skutki opóźnienia. Oczekiwanie na pieniądze w trudnym okresie choroby może być źródłem dodatkowego stresu.
• Kontrolą ze strony ZUS-u: Zakład Ubezpieczeń Społecznych monitoruje terminowość przekazywanych dokumentów. Opóźnienia mogą wzbudzić podejrzenia i skutkować kontrolą, która narazi pracodawcę na dodatkowy wysiłek i potencjalne konsekwencje finansowe.
• Odpowiedzialnością za szkodę: W skrajnych przypadkach, gdy opóźnienie w przekazaniu Z-3 doprowadzi do powstania szkody u pracownika (np. z powodu braku środków na leczenie), pracodawca może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej.

Podsumowując:

Pracodawca ma obowiązek przekazać zaświadczenie Z-3 (lub Z-3a) do ZUS-u niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od momentu, gdy dowie się o zwolnieniu lekarskim pracownika (poprzez e-ZLA na PUE ZUS lub dostarczenie wydruku przez pracownika). Terminowe dopełnienie tego obowiązku jest kluczowe dla sprawnej wypłaty zasiłku chorobowego dla pracownika i uniknięcia potencjalnych konsekwencji dla pracodawcy. Dlatego warto zapamiętać: Z-3? – Działać szybko i sprawnie!