Jak długo przechowywać akta pracownicze?

Jak długo przechowywać akta pracownicze? Nawigacja po labiryncie terminów i przepisów

Kwestia przechowywania akt pracowniczych to temat, który budzi wiele wątpliwości wśród pracodawców. Niejasności wynikają często z różnorodności przepisów oraz z ciągłych zmian w prawie. Ten artykuł ma na celu rozjaśnienie tej kwestii, skupiając się na praktycznych aspektach i unikając powielania powszechnie dostępnych informacji.

Po pierwsze: Kluczowa data – 1 stycznia 2019 roku. Jest to data graniczna, która dzieli przepisy dotyczące przechowywania akt. Rozróżnienie jest kluczowe dla prawidłowego określenia czasu archiwizacji.

Po drugie: Okres przechowywania dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami, dla umów o pracę zawartych po tej dacie, pracodawca zobowiązany jest przechowywać akta osobowe przez 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy. Oznacza to, że jeśli umowa rozwiązała się 30 czerwca 2023 roku, akta należy przechowywać do końca 2033 roku. Nie jest to więc okres 10 lat od daty rozwiązania umowy, ale od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło to rozwiązanie.

Po trzecie: Dlaczego aż 10 lat? Długi okres przechowywania wynika z potrzeby zabezpieczenia interesów obu stron. Pracownik może potrzebować dokumentów z akt do celów emerytalnych, uzyskania zasiłków, czy też w przypadku sporów sądowych. Pracodawca z kolei potrzebuje ich do ewentualnej obrony przed roszczeniami pracownika lub kontroli instytucji państwowych.

Po czwarte: Akta, a dokumentacja kadrowa – ważna różnica. Nie należy mylić akt osobowych z dokumentacją kadrową. Akta osobowe to zbiór dokumentów dotyczących konkretnego pracownika, podczas gdy dokumentacja kadrowa obejmuje szerszy zakres informacji, np. dotyczące organizacji pracy, wynagrodzeń czy czasu pracy. Okresy przechowywania dla tych dwóch kategorii mogą się różnić, co wymaga dokładnego zapoznania się z przepisami.

Po piąte: Bezpieczeństwo i archiwizacja. Przechowywanie akt pracowniczych wymaga przestrzegania zasad bezpieczeństwa danych osobowych. Należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenie fizyczne i elektroniczne akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO. Rozważenie profesjonalnych metod archiwizacji, w tym archiwizacji cyfrowej, może być korzystne dla efektywnego zarządzania dokumentacją.

Podsumowanie: Termin 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego zakończenia stosunku pracy, to kluczowy element prawidłowego przechowywania akt pracowniczych zawartych po 1 stycznia 2019 roku. Dokładne zrozumienie przepisów i zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania jest obowiązkiem każdego pracodawcy, gwarantującym bezpieczeństwo prawne zarówno dla niego, jak i dla jego byłych pracowników. W przypadku wątpliwości, warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.