Kto może mieć dostęp do akt osobowych pracownika?

Tajemnica akt osobowych – kto ma prawo wglądu?

Akta osobowe pracownika stanowią zbiór niezwykle wrażliwych informacji, dotyczących nie tylko jego danych personalnych, ale również przebiegu kariery zawodowej, oceny pracy, danych medycznych (jeśli zawarte w aktach) i innych prywatnych informacji. Ochrona tych danych jest kluczowa, a dostęp do nich ściśle regulowany przepisami prawa, przede wszystkim Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Kogo więc obejmuje ten uprawniony wgląd?

Wbrew powszechnemu przekonaniu, samo bycie pracownikiem firmy, nawet na stanowisku kierowniczym, nie upoważnia do przeglądania akt osobowych innych osób. Dostęp do akt osobowych jest wyjątkiem, a nie regułą. Podstawową zasadą jest ograniczenie dostępu jedynie do osób, którym jest to bezwzględnie niezbędne do wykonywania określonych zadań służbowych i posiadających odpowiednie upoważnienie.

Kto zatem może mieć wgląd w akta osobowe pracownika?

Przede wszystkim sam pracownik. To jego prawo, zagwarantowane przez przepisy prawa, do zapoznania się z treścią własnych akt. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić mu do tego dostęp w terminie określonym przepisami.

Po drugie, dostęp mają osoby upoważnione przez pracodawcę, na podstawie pisemnego upoważnienia. Takie upoważnienie musi jasno określać zakres uprawnień, tzn. do jakich konkretnych akt pracownika dana osoba ma wgląd, i cel tego wglądu. Nie może ono być udzielane w sposób ogólnikowy. Przykładowo, dział kadr może posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w celu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, ale już nie do przeglądania ocen pracowniczych bez dodatkowego, konkretnego upoważnienia.

W określonych sytuacjach, na podstawie przepisów prawa, dostęp do akt osobowych mogą mieć również organy uprawnione, takie jak np. sąd, prokuratura, organy kontroli państwowej. W takich przypadkach dostęp udzielany jest na podstawie odpowiednich postanowień prawnych, a pracodawca jest zobowiązany do ich realizacji. Nie może jednak udostępniać akt z własnej inicjatywy, bez odpowiedniego żądania od uprawnionego organu.

Podsumowując: bezprawne udostępnianie akt osobowych pracownika, bez wymaganego upoważnienia pisemnego od pracodawcy, stanowi naruszenie przepisów prawa o ochronie danych osobowych i może pociągać za sobą poważne konsekwencje prawne. Pracodawca, jako administrator danych, ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa i poufności tych informacji. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie zasad i procedur związanych z dostępem do akt osobowych, a wszelkie wątpliwości powinny być konsultowane z inspekcją pracy lub specjalistą z zakresu prawa pracy i ochrony danych osobowych.