Kto podpisuje umowy w firmie?

Kto trzyma długopis w firmie? Czyli o tym, kto ma prawo podpisywać umowy w Twojej spółce.

Kwestia podpisywania umów w firmie, szczególnie w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), wydaje się prosta, ale w praktyce kryje w sobie pułapki i niuanse. Kto więc finalnie decyduje o tym, czy dany dokument nabierze mocy prawnej? Kto trzyma w ręku przysłowiowy długopis?

Zarząd – serce i umysł reprezentacji firmy

Zasadniczo, uprawnienia do reprezentowania spółki z o.o., w tym do podpisywania umów wszelkiego rodzaju, spoczywają na zarządzie. To on, jako organ uprawniony do reprezentacji, działa w imieniu spółki na zewnątrz. Wyobraźmy sobie, że zarząd to jednocześnie serce i umysł firmy – pompuje krew (kapitał i operacje) i podejmuje strategiczne decyzje.

Skład zarządu a sposób reprezentacji

Skład zarządu i sposób reprezentacji są kluczowe. Najczęściej spotykamy się z sytuacją, gdzie zarząd jest wieloosobowy, np. Prezes i Wiceprezes. Wtedy sposób reprezentacji definiuje, kto i w jakiej konfiguracji może działać w imieniu spółki. Przykładowo:

• Reprezentacja jednoosobowa: Jeżeli umowa spółki stanowi, że Prezes samodzielnie może reprezentować spółkę, to jego podpis pod umową jest wystarczający.
• Reprezentacja łączna: Tutaj sprawa się komplikuje. Może być tak, że umowa wymaga, aby dwóch członków zarządu (np. Prezes i Wiceprezes) działało wspólnie, podpisując umowę razem. Wtedy pojedynczy podpis, choćby Prezesa, nie będzie wiążący.
• Reprezentacja łączna mieszana: Nierzadko spotyka się zapis, że do reprezentowania spółki uprawniony jest jeden członek zarządu łącznie z prokurentem.

Umowa spółki – Biblia regulująca uprawnienia

Najważniejszym dokumentem, który reguluje kwestię reprezentacji, jest umowa spółki. To tam znajdziemy dokładny opis, kto i w jaki sposób jest uprawniony do podpisywania umów w imieniu spółki. Zanim więc ktokolwiek złoży podpis, warto sięgnąć do umowy i upewnić się, że robi to zgodnie z jej postanowieniami.

Prawo pracy – szczególny przypadek

W kwestii prawa pracy, jak w przypadku podpisywania umów o pracę, aneksów czy wręczania wypowiedzeń, zasady reprezentacji zarządu pozostają te same. To zarząd, działając zgodnie z umową spółki, decyduje o tych czynnościach.

Prokura – oddelegowanie odpowiedzialności

Istnieje jeszcze instytucja prokury. Spółka może udzielić prokury osobie trzeciej (prokurentowi), która zyskuje uprawnienie do reprezentowania spółki w określonym zakresie. Zakres umocowania prokurenta określa ustawa i może być ograniczony. Należy pamiętać, że prokura powinna być ujawniona w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Delegacja uprawnień – szersze grono decydentów

Co jednak w sytuacji, gdy zarząd jest obciążony dużą ilością obowiązków? Często zarządy delegują część swoich uprawnień na konkretnych pracowników, np. dyrektorów działów. Ważne, aby delegacja uprawnień była jasno określona w pełnomocnictwie, precyzując, jakie rodzaje umów i do jakiej kwoty może podpisywać dana osoba.

KRS – niezastąpione źródło informacji

Ostatnim, ale niezwykle istotnym elementem, jest Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). To tam znajdziemy informacje o aktualnym składzie zarządu i sposobie reprezentacji spółki. Zanim zawrzemy umowę z daną firmą, warto zweryfikować te dane w KRS, aby upewnić się, że osoba podpisująca umowę jest do tego uprawniona.

Podsumowanie

Podpisanie umowy w imieniu spółki z o.o. to nie tylko formalność, ale i odpowiedzialność. Kluczem do sukcesu jest znajomość umowy spółki, aktualnego składu zarządu i sposobu reprezentacji. W razie wątpliwości, warto skonsultować się z prawnikiem, aby uniknąć późniejszych problemów. Pamiętajmy, że nieostrożność w tej kwestii może mieć poważne konsekwencje prawne i finansowe dla samej spółki.