Kiedy program komputerowy nie jest wartością niematerialną i prawną?

Kiedy program komputerowy nie jest wartością niematerialną i prawną? Subtelności klasyfikacji oprogramowania w księgowości

W dzisiejszych czasach, gdzie technologia cyfrowa przenika niemal każdy aspekt działalności gospodarczej, kwestia odpowiedniej klasyfikacji programów komputerowych w rachunkowości staje się niezwykle istotna. Choć intuicyjnie program komputerowy wydaje się czymś cennym i trwałym, wbrew pozorom nie zawsze kwalifikuje się jako wartość niematerialna i prawna (WNiP). Zrozumienie kryteriów decydujących o tej klasyfikacji pozwala uniknąć błędów księgowych i prawidłowo odzwierciedlić sytuację finansową przedsiębiorstwa.

Definicja wartości niematerialnych i prawnych jest ściśle określona w przepisach prawa bilansowego. Mówiąc najprościej, WNiP to aktywa trwałe, które nie mają postaci fizycznej, a przedsiębiorstwo oczekuje, że przyniosą korzyści ekonomiczne w przyszłości. Programy komputerowe często spełniają te kryteria, ale istnieją konkretne sytuacje, w których tak nie jest.

Brak kontroli i prawdopodobieństwa przyszłych korzyści

Pierwszym i podstawowym warunkiem uznania czegokolwiek za aktywo (a więc i potencjalną WNiP) jest kontrola nad nim przez jednostkę oraz uzasadnione oczekiwanie przyszłych korzyści ekonomicznych. Co to oznacza w kontekście oprogramowania? Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo korzysta z darmowego oprogramowania na licencji open source, które może zostać w każdej chwili zmodyfikowane lub wycofane przez twórców, nie można mówić o pełnej kontroli. Podobnie, jeśli program komputerowy został zakupiony, ale okazał się bezużyteczny dla danej jednostki i nie przynosi żadnych korzyści ekonomicznych, nie powinien być traktowany jako WNiP. Nawet zakup licencji na oprogramowanie, którego funkcjonalność jest znikoma z punktu widzenia potrzeb firmy, może nie kwalifikować go jako WNiP. Kluczem jest tutaj realna możliwość wykorzystania oprogramowania do generowania przychodów lub oszczędności kosztów.

Oprogramowanie wytworzone na własne potrzeby – ale nie do sprzedaży

Częstą praktyką w firmach jest tworzenie oprogramowania na własne potrzeby, mającego na celu optymalizację procesów wewnętrznych. Jeśli jednak taki program nie jest przeznaczony do sprzedaży, oddania do używania innym podmiotom (np. w formie licencji) lub wykorzystywany do wytwarzania innych produktów, które są sprzedawane, koszty jego wytworzenia zazwyczaj nie są kapitalizowane jako WNiP. Zamiast tego, są one ujmowane bezpośrednio w kosztach działalności operacyjnej w okresie, w którym zostały poniesione. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ten program stanowi integralną część środka trwałego (np. oprogramowanie sterujące maszyną produkcyjną), wtedy koszty jego nabycia lub wytworzenia zwiększają wartość początkową tego środka trwałego.

Krótkotrwałe oprogramowanie – koszt, a nie aktywo

Kolejnym istotnym aspektem jest okres użytkowania oprogramowania. Jeśli program komputerowy został zakupiony, ale z założenia ma być użytkowany krócej niż rok (lub w ocenie zarządu, jego użyteczność ekonomiczna wygaśnie w ciągu roku), traktuje się go jako koszt operacyjny w okresie, w którym został poniesiony. Przykładem może być krótkoterminowa licencja na specjalistyczne oprogramowanie, potrzebne do wykonania jednorazowego zlecenia. Nawet jeśli program ten jest niezbędny do działalności, jego krótkotrwałość powoduje, że nie spełnia definicji aktywa trwałego.

Podsumowując, klasyfikacja programu komputerowego jako wartości niematerialnej i prawnej wymaga gruntownej analizy. Kluczowe jest uwzględnienie kryteriów kontroli, prawdopodobieństwa przyszłych korzyści ekonomicznych, przeznaczenia oprogramowania oraz okresu jego użytkowania. Prawidłowa kwalifikacja wpływa nie tylko na prezentację sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, ale także na wysokość podatku dochodowego, dlatego warto poświęcić temu zagadnieniu szczególną uwagę. W przypadku wątpliwości, warto skonsultować się z doświadczonym księgowym lub biegłym rewidentem.