¿Cómo se empieza un acta de reunión?

Más Allá del Orden del Día: Claves para Iniciar un Acta de Reunión Impecable

El acta de una reunión no es simplemente una transcripción literal; es un documento legal y administrativo crucial que refleja la esencia de la sesión. Su correcta iniciación es fundamental para garantizar su claridad, precisión y utilidad posterior. Si bien la definición del orden del día y el desarrollo de la reunión son aspectos clave, iniciar un acta efectiva requiere una atención meticulosa a detalles que van más allá de un simple resumen.

Comencemos por desmitificar la idea de que un acta se limita a registrar lo sucedido. Un acta bien redactada anticipa el futuro, sirve como guía para acciones posteriores y proporciona un registro preciso para la toma de decisiones. Por ello, un inicio impecable es crucial.

Más que una agenda: contextualizando el inicio del acta

Antes de abordar el orden del día, el inicio del acta debe incluir información esencial que le proporciona contexto y validez legal. Consideremos los siguientes puntos:

• Encabezamiento claro y conciso: Incluir la denominación de la organización, el nombre del órgano o comité que se reunió, el tipo de reunión (ordinaria, extraordinaria, etc.), la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización (estimada inicialmente, y ajustada al cierre). Un ejemplo: “Acta de la reunión ordinaria del Comité de Dirección de Innovación de [Nombre de la Empresa], celebrada el día 15 de octubre de 2023, a las 10:00 horas.”

• Lugar de la reunión: Especificar la ubicación física o virtual (enlace de la plataforma utilizada). Esto es especialmente relevante en reuniones híbridas o virtuales.

• Asistentes: Registrar la lista completa de asistentes, incluyendo sus nombres y cargos. También es importante anotar la ausencia de participantes previamente notificada, indicando la razón de la ausencia si se conoce.

• Ausencias Justificadas/Injustificadas: Se debe diferenciar entre ausencias justificadas (con aviso previo) e injustificadas. Esta información puede ser vital para futuras responsabilidades o toma de decisiones.

• Presidente/Secretario: Identificar claramente al presidente o moderador de la reunión y al secretario o responsable de la redacción del acta.

El orden del día: más que una simple lista

Una vez establecida la información introductoria, se procede a la descripción del orden del día. Sin embargo, no se trata simplemente de enumerar los puntos a tratar. Es recomendable:

• Numerar los puntos: Facilita la referencia y la consulta posterior.

• Describir concisamente cada punto: Evitar descripciones ambiguas; la claridad es primordial.

• Incluir el responsable de cada punto (opcional): Si se ha asignado un responsable a cada punto del orden del día, incluir esta información agiliza la posterior asignación de tareas.

Solo después de este minucioso proceso inicial se procede al desarrollo de la reunión, detallando los puntos tratados, las decisiones tomadas, las acciones acordadas y los responsables de su ejecución. Este enfoque, aunque parezca minucioso, asegura la creación de un acta de reunión completa, precisa y útil, evitando futuras ambigüedades y garantizando la transparencia y la eficacia de la organización.