アポを取るときの丁寧な言い方は？

アポイントメント取得、その言葉遣いは第一印象を左右する重要な要素です。相手に好印象を与え、スムーズなアポイントメント取得を実現するために、丁寧で自然な言葉遣いを心がけましょう。 単なる予定の調整ではなく、相手との良好な関係構築の第一歩と考えて、言葉選びを慎重に行うことが大切です。

本稿では、アポイントメント取得時に効果的な言葉遣い、そして避けるべき表現について解説します。 特に、ビジネスシーンにおける電話やメールでの対応を想定し、具体的な例文と共に説明します。

まず、最も重要なのは「丁寧さ」と「簡潔さ」のバランスです。 冗長な表現は相手を疲弊させ、肝心の内容が伝わりにくくなります。一方、簡潔すぎる表現は、失礼な印象を与えかねません。 「伺わせていただきます」や「おっしゃられたように」といった二重敬語は、まさにこのバランスを欠いた典型的な例です。二重敬語は丁寧さを強調しようとするあまり、かえって不自然で、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。「伺います」「おっしゃったように」と、より自然で簡潔な表現に置き換えることで、洗練された印象を与えることができます。

電話でのアポイントメント取得では、以下の点に注意しましょう。

• 自己紹介: 最初に、自分の名前と所属をハッキリと伝えましょう。「○○株式会社の△△と申します」など、簡潔に明瞭な自己紹介が重要です。
• 目的の明確化: すぐにアポイントメントの目的を伝えましょう。「○○に関するご相談のため、お時間を頂戴できますでしょうか」など、具体的な目的を述べることで、相手も対応しやすくなります。
• 日時提案: 具体的な日時をいくつか提案しましょう。「来週の火曜日午前10時か、午後2時頃がよろしいでしょうか」など、相手に選択肢を与えることで、調整がスムーズに進みます。
• 相手への配慮: 「お忙しいところ大変恐縮ですが…」など、相手の立場を配慮した言葉を加えることで、より丁寧な印象を与えられます。ただし、これも冗長にならないよう注意が必要です。
• 感謝の言葉: 最後に、時間を割いてくれたことに対する感謝の言葉を伝えましょう。「本日はお時間をいただき、ありがとうございました」など、簡潔で誠実な言葉で締めくくりましょう。

メールでのアポイントメント取得では、電話と同様のポイントに加え、以下の点に注意しましょう。

• 件名: 件名には、アポイントメントの目的を簡潔に記載しましょう。「アポイントメントのお願い：○○に関するご相談」など、一目瞭然の内容にすることが重要です。
• 本文の構成: 簡潔で分かりやすい文章を心がけ、改行を適切に使い、読みやすくしましょう。
• フォーマルな言葉遣い: メールは電話と違い、読み返される可能性があります。そのため、より丁寧でフォーマルな言葉遣いを心がけましょう。

これらの点を踏まえ、具体的な例文を以下に示します。

電話の場合：
「○○株式会社の山田と申します。貴社の△△様と、〇〇に関するご相談のため、お時間を頂戴できますでしょうか。来週の火曜日か水曜日の午前中が都合よろしければ幸いです。」

メールの場合：
件名：アポイントメントのお願い：新規事業に関するご相談

○○株式会社　山田太郎

△△様

いつも大変お世話になっております。

この度、貴社の新規事業に関するご相談のため、アポイントメントのお願いをさせて頂きたく、ご連絡いたしました。

来週の火曜日または水曜日の午前中、お時間都合の良い日をご指定いただければ幸いです。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

このように、丁寧で簡潔な言葉遣いを心がけることで、相手への配慮を示し、スムーズなアポイントメント取得につなげることができます。 常に相手への感謝と敬意を忘れずに、言葉を選び、コミュニケーションを図ることが大切です。