マニュアルを作る人は誰ですか？

マニュアルを作成する「人」は、一見するとシンプルに見えますが、実際には多様なスキルと役割を持つ様々な「人々」の集合体です。単なる「情報システム部門」と一括りにすることは、マニュアル作成の複雑さを矮小化することになりかねません。 誰がマニュアルを作成するかは、その対象製品やサービス、そして企業の規模や組織構造、さらにはマニュアルの目的によって大きく異なってきます。

まず、最も一般的なケースとして、情報システム部門やIT部門が関わるケースがあります。これは特にソフトウェアやハードウェア、内部システムに関するマニュアルの場合に当てはまります。彼らはシステムの内部構造、動作原理、エラー処理方法など、専門的な知識を有しており、ユーザーが正しくシステムを利用するために必要な情報を正確に伝えることができます。しかし、情報システム部門が全てのマニュアル作成を担うとは限りません。大規模な企業では、専門性の高いマニュアル作成チームが存在することもあります。このチームは、技術的な知識に加え、優れた文章力、情報設計力、そしてユーザーインターフェースに関する深い理解を備えています。

一方、製品マニュアル、特にハードウェア製品や家電製品のマニュアルは、技術部門だけでなく、マーケティング部門や製品開発部門が深く関与することが多いです。製品開発部門は、製品の機能や仕様について最も詳細な知識を持っています。そのため、マニュアルの内容が製品の仕様と正確に合致するよう、開発段階からマニュアル作成に携わるケースも少なくありません。マーケティング部門は、ユーザー層を理解し、ユーザーフレンドリーなマニュアル作成を重視します。彼らは、ターゲット層に合わせた表現やデザインを選択し、マニュアル全体を理解しやすく、使いやすくすることに注力します。

さらに、企業によっては、外部の専門業者にマニュアル作成を委託することもあります。特に、多言語対応が必要な場合や、高度な専門知識を必要とする技術文書の作成が必要な場合など、社内リソースだけでは対応できないケースでは、外部委託が有効な手段となります。外部業者には、マニュアル作成の専門知識と経験が豊富で、様々な業界のクライアントに対応してきた実績を持つ企業が多くあります。

そして、忘れてはならないのが、ユーザー自身のフィードバックです。マニュアルの完成度を高めるためには、実際にマニュアルを使用するユーザーからのフィードバックが不可欠です。ベータテストやアンケート調査を通じてユーザーの声を集め、マニュアルの修正や改善に反映させることで、より質の高いマニュアルを作成することができます。

このように、マニュアル作成に携わる「人」は、情報システム部門に限らず、製品開発、マーケティング、そしてユーザー自身を含めた多様な関係者によって構成されています。それぞれの役割と専門性を活かし、協力することで、ユーザーにとって分かりやすく、役に立つマニュアルが完成するのです。 単一の部署や個人が担う業務ではなく、組織全体が連携して取り組むべき重要なタスクであると認識することが重要です。 そして、その成果物は、単なる文書ではなく、ユーザーと製品、あるいはサービスをつなぐ架け橋となるのです。