ホテルで宿泊者名簿を保管する期間は？

ホテル・旅館の宿泊者名簿、保管期間は「3年」で終わり？法律と実務の狭間を探る

旅館業法に基づいて宿泊者名簿を保管する期間は、一般的に「3年以上」とされています。これは、厚生労働省が定める衛生等管理要領に明記されており、多くのホテルや旅館がこのルールに沿って名簿を管理しています。しかし、本当に3年間保管すればそれで十分なのでしょうか？法律の条文を読み解き、実務上の注意点も踏まえながら、宿泊者名簿の保管期間について深く掘り下げていきましょう。

法律で定められているのは「3年以上」

まず、確認しておきたいのは、旅館業法において宿泊者名簿の保管期間は明確に「3年」と定められているわけではないということです。厚生労働省の衛生等管理要領には「3年以上保存すること」と記載されており、あくまで最低限の保管期間を示しています。

つまり、法律上は3年を超えて保管することを禁じているわけではなく、事業者の判断によってそれ以上の期間保管することも可能です。では、なぜ多くのホテルや旅館が3年を基準としているのでしょうか？

3年という期間の背景と、リスク管理の視点

3年という期間は、主に以下の理由から設定されています。

• 感染症対策: 感染症が発生した場合、過去の宿泊者情報を遡って感染経路を特定し、感染拡大を防ぐために必要とされる期間を考慮。
• 保健所の調査: 保健所が衛生管理状況を調査する際に、過去の宿泊者情報を確認するため。
• 個人情報保護法との関連: 個人情報保護法において、個人情報を利用する必要がなくなった場合は速やかに消去する努力義務があるため、保管期間を無闇に長く設定することは避けるべき。

しかし、近年はコンプライアンス意識の高まりや、顧客サービスの向上といった観点から、3年以上の保管を検討するホテルや旅館も増えています。

3年以上の保管を検討するケース

以下のようなケースでは、3年以上の保管を検討する価値があるでしょう。

• リピーター顧客の多いホテル・旅館: 顧客情報を長期的に保管することで、よりパーソナライズされたサービスを提供し、顧客満足度を高めることができます。
• 高額な宿泊プランを提供するホテル・旅館: 万が一、宿泊に関するトラブルが発生した場合、長期的な顧客情報が問題解決に役立つ可能性があります。
• 犯罪捜査協力の可能性: 警察からの捜査協力要請があった場合、過去の宿泊者情報が捜査に役立つ可能性があります。

保管期間延長の際に考慮すべき点

3年以上の保管を検討する場合は、以下の点に注意が必要です。

• 個人情報保護法: 個人情報保護法に基づき、利用目的を明確化し、顧客への告知を行う必要があります。
• データ管理体制: 長期保管に伴い、データ量が増加するため、適切なデータ管理体制を構築する必要があります。
• 保管コスト: データ保管にはコストがかかるため、費用対効果を十分に検討する必要があります。
• セキュリティ対策: 個人情報の漏洩リスクを最小限に抑えるため、セキュリティ対策を強化する必要があります。

まとめ：宿泊者名簿の保管期間は、法律遵守とリスク管理、そして顧客サービス向上のバランス

宿泊者名簿の保管期間は、旅館業法に基づく「3年以上」という最低限の基準を守りつつ、自社の状況や顧客層、そしてリスク管理の観点から総合的に判断する必要があります。単に法律を守るだけでなく、顧客サービスの向上やリスク管理にも貢献できるような、最適な保管期間を設定することが重要です。安易な長期保管は、個人情報保護法違反やデータ管理コスト増といったデメリットも生み出す可能性があるため、慎重な検討を重ねましょう。