書類の保管期限は10年ですか？

書類の保管期間は本当に10年？ケース別に見る保管義務と管理のポイント

「書類の保管期間は10年」という言葉は、様々な場面で耳にする機会があるかもしれません。しかし、一概に「全ての書類が10年保管」というわけではありません。企業の規模や業種、そして書類の種類によって、保管期間は大きく異なるのです。この記事では、書類の種類別に保管期間を確認し、適切な管理方法について掘り下げて解説します。

保管期間は一律ではない！書類の種類別に見る保管義務

冒頭で述べたように、書類の保管期間は書類の種類によって大きく異なります。主な書類の種類と保管期間の目安を見ていきましょう。

• 総務関連書類: 従業員の勤怠記録、人事関連書類、福利厚生関連書類など。これらは労働基準法や労働安全衛生法に基づき、2〜5年程度の保管が義務付けられている場合が多いです。
• 経理関連書類: 帳簿、領収書、請求書、納品書など。法人税法や消費税法に基づき、7年間の保管が義務付けられています。近年では電子帳簿保存法により、電子データでの保管も認められるようになっています。
• 会社法関連書類: 株主総会議事録、取締役会議事録、定款など。会社法に基づき、10年間の保管が義務付けられています。これらの書類は会社の根幹に関わる重要な書類であるため、厳重な管理が必要です。
• 契約関連書類: 取引先との契約書、秘密保持契約書など。契約内容によって保管期間は異なりますが、一般的には契約終了後5〜10年程度の保管が推奨されます。契約内容によっては、それ以上の保管期間が必要となる場合もあります。
• 知的財産関連書類: 特許、商標、著作権など。知的財産権の存続期間中は、関連書類を保管する必要があります。特許権は出願日から20年、商標権は登録日から10年（更新可能）であるため、これらの期間を考慮して保管期間を設定する必要があります。

このように、書類の種類によって保管期間は大きく異なるため、自社で扱う書類の種類を洗い出し、それぞれの保管期間を明確にすることが重要です。

安全な保管方法と廃棄手続きの確立

保管期間を明確にするだけでなく、安全な保管方法を確立することも重要です。紙媒体で保管する場合は、防火・防水対策を施した場所に保管し、電子データで保管する場合は、定期的なバックアップを行い、情報漏洩対策を徹底する必要があります。

また、保管期間が過ぎた書類については、適切な廃棄手続きを行う必要があります。個人情報が含まれる書類は、シュレッダー処理や溶解処理など、情報漏洩のリスクを最小限に抑える方法で廃棄する必要があります。

保管期間確認と廃棄手続き確立の重要性

法令遵守のため、保管期間の確認と廃棄手続きの確立は不可欠です。適切な管理体制を構築することで、情報漏洩のリスクを低減し、コンプライアンスを強化することができます。

まとめ

書類の保管期間は、一律10年ではありません。書類の種類によって保管義務期間が異なるため、自社で扱う書類の種類と保管期間を明確にし、適切な管理体制を構築することが重要です。法令遵守はもちろんのこと、情報漏洩のリスク低減やコンプライアンス強化にも繋がります。定期的な見直しを行い、常に最新の情報に基づいて管理体制を維持するように心がけましょう。

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