アポを取るときの話法は？

アポ取り電話、成功の鍵は「共感」と「価値」にあり

アポイントメントを取る電話は、ビジネスシーンにおいて重要な最初の関門です。単に用件を伝えるだけでなく、相手に「会う価値がある」と思わせる必要があります。そのためには、礼儀正しさ、簡潔さ、自信に加え、「共感」と「価値」という要素を意識することが重要です。

インターネット上で一般的なアポ取りの基本（礼儀正しく、簡潔に、自信を持って話す等）は重要ですが、ここでは、さらに一歩踏み込んだ、相手の心に響くアポ取りの秘訣を掘り下げていきましょう。

1. 準備段階：徹底的なリサーチとシナリオ構築

闇雲に電話をかける前に、相手企業や担当者について徹底的にリサーチしましょう。企業の事業内容、近況、担当者の役職や過去の経歴などを把握することで、よりパーソナライズされたアプローチが可能になります。

リサーチを基に、相手が抱えるであろう課題やニーズを仮説立て、自社が提供できる価値を具体的に言語化しておきましょう。この準備こそが、自信を持って話すための土台となります。

アポ取りのシナリオを事前に構築することも有効です。想定される質問への回答、代替案、クロージングの言葉などを準備しておくことで、臨機応変に対応できます。

2. 電話口で意識すべき「共感」の力

電話をかける際、冒頭で「お忙しいところ恐れ入ります」といった一言を添えるのは基本ですが、さらに相手の状況を慮る言葉を加えてみましょう。例えば、「〇〇様、〇〇業界の状況について記事を拝見し、大変共感いたしました。私も〇〇という課題を抱えている企業様を支援しており、お役に立てるのではないかと思いご連絡いたしました。」のように、相手の状況や興味関心に触れることで、一方的な押し付けではなく、共感に基づいたコミュニケーションを築くことができます。

相手の話を注意深く聞き、質問に的確に答えることも重要です。相手の言葉を遮ったり、早口でまくし立てたりするのは避け、落ち着いて会話を進めましょう。

3. 「価値」を具体的に伝える

アポイントメントを取る目的は、自社の製品やサービスを売り込むことだけではありません。相手の課題解決に貢献できる可能性を示すことが重要です。「〇〇という課題について、弊社の〇〇というサービスを活用することで、〇〇という効果が期待できます。〇〇様におかれましても、きっとお役に立てるのではないかと存じます。」のように、具体的なメリットを提示することで、相手に「会ってみる価値がある」と思わせることができます。

抽象的な表現は避け、具体的なデータや事例を用いて説明することで、説得力を高めることができます。

4. アポ取り後のフォローアップ

アポイントメントが取れたら、速やかに感謝のメールを送りましょう。メールには、アポイントメントの日時、場所、目的などを記載し、当日の流れを簡単に説明することで、相手の不安を解消できます。

アポイントメントが取れなかった場合でも、諦めずにフォローアップを行いましょう。時間を空けて再度連絡を取ったり、資料を送付したりすることで、相手に誠意を伝え、将来的な可能性を残すことができます。

5. 話法だけではない、声のトーンと姿勢

言葉遣いだけでなく、声のトーンや姿勢も重要です。明るく、ハキハキとした声で話すことで、自信と誠意を伝えることができます。電話中は、背筋を伸ばして、笑顔で話すように心がけましょう。

これらのポイントを意識することで、単なるアポイントメントの取得だけでなく、良好なビジネス関係の構築にも繋げることができます。アポ取りは、ビジネスにおける第一印象を決定づける重要なプロセスです。心を込めて、丁寧に、そして自信を持って臨みましょう。

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