ビジネスマナーとして書類の渡し方は？

デキるビジネスパーソンは知っている！書類の渡し方ひとつで差をつけるマナー術

ビジネスシーンにおいて、書類の受け渡しは日常的に行われる行為です。しかし、何気なく行っているその動作ひとつで、あなたの印象は大きく左右されることをご存知でしょうか？単に書類を「渡す」だけでなく、相手への配慮を込めた丁寧な渡し方をすることで、信頼感を高め、円滑なコミュニケーションへと繋げることができます。

インターネット上には基本的な書類の渡し方に関する情報は溢れていますが、ここでは、より実践的で、あなたのビジネススキルをワンランクアップさせるための、細部にまでこだわったマナー術をご紹介します。

基本は両手、そして「読む向き」への意識

「両手で、相手が読みやすい向きに渡す」これは基本中の基本ですが、意外と意識できていない人も多いのではないでしょうか。慌ただしい状況でも、必ず両手を添えて、相手がすぐに内容を確認できるよう、書類の向きに気を配りましょう。

状況に応じた渡し方のバリエーション

• 会議中・プレゼンテーション時: 資料を事前に配布する場合は、参加者全員にスムーズに渡せるように、配布順序を考慮しましょう。席順に合わせて並べておく、あるいは、一番目上の人から順番に渡していく、などの配慮が必要です。プレゼンテーション資料の場合は、発表のタイミングに合わせて配布することで、集中力を維持しやすくなります。
• 複数枚の書類を渡す場合: 重要な書類が複数枚ある場合は、クリアファイルやバインダーにまとめて渡すのがスマートです。書類がバラバラにならないように整理されていることで、相手への配慮が伝わり、信頼感に繋がります。書類の順番も重要です。目次や概要説明などを一番上に配置し、相手が内容を把握しやすいように工夫しましょう。
• 目上の人に渡す場合: 「〇〇の資料でございます。ご確認よろしくお願いいたします」など、一言添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。また、相手の目を見て、誠意を込めて渡すように心がけましょう。

受け取る側のマナーも重要

書類を渡されたら、「ありがとうございます」と感謝の言葉を述べ、軽く会釈をしましょう。受け取る際も、両手を添えて受け取るのが理想的です。すぐに内容を確認する必要がある場合は、「失礼いたします」と一言添えてから確認するようにしましょう。

意外と見落としがちな注意点

• 汚れや折れに注意: 渡す前に、書類に汚れや折れがないか確認しましょう。もし汚れている場合は、新しいものを用意するか、丁寧に拭き取るなど、清潔な状態を保つように心がけましょう。
• 個人情報に配慮: 個人情報が含まれる書類を渡す際は、封筒に入れるなど、情報漏洩に繋がらないように配慮が必要です。
• 電子データの場合: 紙媒体だけでなく、電子データで資料を共有する機会も増えています。ファイル名、フォント、レイアウトなど、相手が見やすいように工夫しましょう。メールで送る場合は、件名に内容を明記し、ファイルサイズが大きすぎないように注意が必要です。

まとめ

書類の渡し方は、単なる作業ではなく、相手への配慮を示す大切なコミュニケーションツールです。今回ご紹介したマナー術を実践することで、あなたの印象は格段に向上し、ビジネスシーンでの成功に繋がるはずです。日々の業務の中で意識的に取り入れ、ぜひ、デキるビジネスパーソンを目指してください。