会議で書類を渡すときのマナーは？

会議における書類の渡し方

会議の場で資料を配布する際には、マナーに気を配ることで、相手への敬意を表現できます。以下に、会議で書類を渡す際のマナーをご紹介します。

1. 正面を向き、両手で丁寧に渡す

資料を渡す際は、相手に対して正面を向き、両手で丁寧に差し出しましょう。片手で渡したり、書類を上に投げたりするのは無礼な行為とみなされます。

2.「お待たせしました」などの挨拶を添える

書類を渡す前に、「お待たせしました」や「ご参考までに」などの挨拶を添えましょう。これにより、相手に対して丁寧な印象を与えられます。

3. 指先を揃える

書類を渡す際は、指先を揃えて、書類の端の部分を持つようにしましょう。書類を汚したり、相手を不快にさせたりしないよう、指紋や油分が付かないように注意しましょう。

4. 相手の視線を意識する

書類を渡す際は、相手が書類を受け取る準備ができているか、視線を意識しましょう。相手がまだ他の作業に集中しているようであれば、少し待ってから渡しましょう。

5. 資料を説明する

場合によっては、資料の内容を簡単に説明する必要があります。簡潔に、重要なポイントのみを説明しましょう。相手がすぐに理解できるように、わかりやすく話すことが重要です。

6. 相手の質問に答える

相手は資料について質問をする場合があります。その際には、丁寧に回答しましょう。質問がわからない場合は、遠慮なく尋ね直しましょう。

7. 資料を回収する

会議が終わったら、配布した資料を回収しましょう。資料が紛失したり、第三者の手に渡ったりしないように注意しましょう。

追加のヒント

• 資料は事前に準備しておきましょう。
• 資料は、読みやすく、見やすいように整理しましょう。
• 必要に応じて、資料をコピーしておきましょう。
• 資料を配る順番や人数を把握しておきましょう。

会議で書類を渡すマナーを守りましょう。これにより、相手への敬意が伝わり、会議を円滑に進めることができます。

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