席を外している何分後と言ったらいいですか？

ちょっと席を外す時、何分後って言えばいいの？不在時間の伝え方、徹底攻略！

「ちょっと席を外します」は、オフィスやカフェなど、様々な場所でよく耳にするフレーズです。しかし、この「ちょっと」の感覚は人によってバラバラ。相手に誤解を与えず、スムーズなコミュニケーションを図るためには、具体的な時間を伝えるのが一番です。では、一体何分後と言えば、相手に適切に伝わるのでしょうか？

この記事では、状況に合わせて最適な不在時間を伝えるためのテクニックを徹底的に解説します。

１．基本は「具体的に」！

まず、大前提として、できる限り具体的な時間を伝えることを心がけましょう。「〇分後に戻ります」「〇時〇分に戻ります」など、具体的な時間を伝えることで、相手は予定を立てやすくなります。

２．時間帯別の目安と伝え方

• 5分以内:
  • 「少しコピーに行ってきます」「ちょっとトイレに行ってきます」など、用件を添えることで、すぐに戻ることが伝わります。
• 5分～15分:
  • 「10分ほどで戻ります」「15分後には戻れると思います」など、具体的な時間を伝えつつ、「思います」という言葉を加えることで、多少のずれが生じる可能性を示唆できます。
• 15分～30分:
  • 「20分ほど席を外します」「30分後には戻る予定です」など、具体的な時間を伝えるのが重要です。会議の準備や資料の確認など、ある程度の時間を要する用件を伝える場合にも適しています。
• 30分～1時間:
  • 「1時間ほど席を外します」「〇時頃に戻る予定です」など、具体的な時間を伝えるだけでなく、「〇時頃」という表現を使うことで、多少のずれが生じる可能性を示唆できます。
• 1時間以上:
  • 「〇時まで席を外します」「午後〇時に戻ります」など、具体的な時間を伝えることが必須です。また、連絡先を伝えたり、不在中の対応について指示を出したりするなど、より丁寧な対応が求められます。

３．状況に合わせた表現の使い分け

• 緊急の場合:
  • 「急用で席を外します。〇時頃に戻ります」など、緊急であることを伝えることで、相手は状況を理解しやすくなります。
• 会議や打ち合わせの場合:
  • 「〇時から会議に参加します。〇時頃に戻ります」など、会議や打ち合わせの内容を伝えることで、相手は不在理由を理解しやすくなります。
• 外出する場合:
  • 「〇時まで外出します。〇時頃に戻ります」など、外出することを伝えることで、相手は状況を理解しやすくなります。

４．便利なツールを活用する

• スケジュールアプリ:
  • Googleカレンダーなどのスケジュールアプリを活用することで、自分の予定を共有できます。相手は、自分の空き時間を確認し、連絡するタイミングを調整できます。
• チャットツール:
  • SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールを活用することで、不在メッセージを設定できます。相手は、不在メッセージを確認し、連絡方法を検討できます。

５．相手への配慮を忘れずに

不在時間を伝える際には、相手への配慮を忘れないようにしましょう。

• 「ご迷惑をおかけしますが」などのクッション言葉を使う:
  • 「ご迷惑をおかけしますが、〇分ほど席を外します」など、クッション言葉を使うことで、相手への配慮を示すことができます。
• 戻り時間を過ぎる場合は、連絡する:
  • 予定していた戻り時間を過ぎる場合は、必ず相手に連絡しましょう。

まとめ

不在時間を伝える際には、具体的な時間を伝えることが最も重要です。時間帯や状況に合わせて適切な表現を使い分け、相手への配慮を忘れずに、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。これらのテクニックを駆使すれば、「ちょっと」の誤解を解消し、周囲との円滑な人間関係を築けるはずです。