書類を渡すときのマナーは？

書類を渡す際の適切なマナーは、相手への配慮と書類の重要性、そして状況に応じて柔軟に対応することを前提としています。単に書類を渡すという行為ではなく、相手に「気持ちよく受け取ってもらう」という意識が大切です。 以下、具体的な場面を想定しながら、より詳細なマナーについて解説します。

1. 直接手渡しする場合:

書類を手渡す際は、まず相手の方を向き、笑顔で軽く会釈します。 そして、「○○の書類でございます。」や「○○に関する書類です。」など、書類の内容を簡潔に伝えましょう。 ただ「これです。」と渡すだけでは、相手は戸惑うかもしれません。 書類の内容を伝えることで、相手はスムーズに受け取ることができ、また、その後の対応もスムーズになります。

重要度の高い書類、例えば契約書や重要な報告書などは、特に丁寧な言葉遣いと姿勢を心がけましょう。「○○に関する重要な書類です。お手隙の際にご確認いただければ幸いです。」といったように、相手への配慮を示す言葉を加えることが重要です。 また、書類を差し出す際には、相手が受け取りやすいように、書類の上部を相手に向けて差し出しましょう。 書類を下から差し出すと、相手は書類を受け取る際に下を向く必要があり、失礼に当たることがあります。

相手が複数いる場合、目上の方、もしくは発言権のある方へ先に書類を渡すのが一般的です。 その際、「○○様、○○に関する書類でございます。」のように、相手の名前を明記して渡すことで、より丁寧な印象を与えます。 複数人に同じ書類を渡す場合は、それぞれの相手に内容を説明しながら渡すのが理想的です。

2. 複数枚の書類を渡す場合:

複数枚の書類を渡す際には、ホッチキスで綴じる、クリップで留めるなど、書類がバラバラにならないように工夫しましょう。 また、書類の順番を明確にするため、表紙をつけたり、番号を振るのも効果的です。 渡す前に軽く書類を整理し、相手に分かりやすく提示する姿勢が重要です。

3. 相手が不在の場合:

相手が不在の場合は、書類をその方の机に置くのではなく、担当者の方の机の近くにある共有スペースなどに置き、「○○様　書類」といったメモを添えましょう。 重要な書類の場合は、不在の旨を確認し、後日改めて手渡しするか、電話連絡をするなどの配慮が必要です。 メールで連絡を取り、書類を届けたことを伝え、受け取り確認を取るのも良い方法です。

4. 電子データの場合:

近年では、電子データでの書類送付が増えています。電子メールで送付する際は、件名に書類名と日付を明記し、本文には簡潔な説明を添えましょう。 添付ファイルのファイル名も明確で分かりやすいものにし、送信前に誤送信がないか確認する必要があります。 重要な書類の場合は、送付後にメールで送達確認を行うと、より安心です。

書類を渡す際には、上記の点に留意し、相手への敬意と配慮を忘れずに対応することが重要です。 単なる書類の受け渡しという行為ではなく、相手とのコミュニケーションの一環として捉え、丁寧な対応を心がけましょう。 これにより、良好な人間関係を構築し、スムーズな業務遂行に繋がります。