源泉徴収票の印刷サイズは？

源泉徴収票、印刷サイズで困らない！人事担当者向け、最適解を徹底解説

源泉徴収票の印刷サイズ、毎年必ず発生する業務でありながら、意外と細かい部分で迷ってしまうことはありませんか？ 「A4で印刷して半分に折る」「A5で印刷する」といった情報だけでは、本当に最適なのか、不安に感じる方もいるかもしれません。そこで今回は、源泉徴収票の印刷サイズについて、法的な側面、実務上の効率性、そして受け取る従業員の視点まで考慮し、人事担当者が自信を持って対応できるよう徹底解説します。

法的な規定は？ サイズよりも「可読性」が重要

まず、源泉徴収票の印刷サイズに関して、国税庁から明確な規定はありません。重要なのは、記載内容が明確に判読できることです。つまり、極端に小さいサイズで印刷して文字が潰れてしまったり、逆に大きすぎて情報が途切れてしまったりするのはNGです。

一般的な印刷サイズとそのメリット・デメリット

• A4用紙に2分割（縦方向）: 最も一般的な方法でしょう。

  • メリット: 既存のプリンター設定を大きく変更する必要がないため、手軽に印刷できます。また、情報量が多くても、比較的余裕を持って配置できます。
  • デメリット: 印刷後に手作業でカットする手間が発生します。大量に印刷する場合は、作業時間がかかります。

• A5サイズ: 専用のプリンター設定が必要になる場合があります。

  • メリット: 用紙コストを削減できます。また、コンパクトなので従業員が保管しやすいでしょう。
  • デメリット: 情報量によっては、文字が小さくなり読みにくくなる可能性があります。プリンター設定の変更が必要な場合もあります。

「最適解」を導き出すためのチェックポイント

最適な印刷サイズは、以下の要素を総合的に判断して決定する必要があります。

1. 源泉徴収票の情報量: 情報量が多い場合、A5サイズでは文字が小さくなりすぎる可能性があります。特に、扶養家族が多い場合や、控除額が多い場合は注意が必要です。
2. 社内のプリンター環境: 社内のプリンターでA5サイズに対応しているかを確認する必要があります。対応していない場合は、A4用紙に2分割する方が現実的です。
3. 従業員の視点: 受け取る従業員が保管しやすいサイズであることも重要です。アンケートなどを実施して、従業員の意見を参考にすることも有効です。
4. 印刷枚数: 印刷枚数が多い場合は、A4用紙に2分割するよりも、A5サイズでまとめて印刷できるプリンターを導入する方が効率的な場合があります。
5. 利用しているシステム: 源泉徴収票の作成・印刷システムによっては、最適な印刷サイズが推奨されている場合があります。

印刷時の注意点

• 余白: 印刷時に、上下左右に適切な余白を設けるようにしましょう。余白がないと、文字が途切れてしまったり、プリンターによっては印刷できない場合があります。
• フォント: 読みやすいフォントを選択しましょう。ゴシック体や明朝体など、一般的なフォントを使用するのが無難です。
• 印刷プレビュー: 印刷前に必ずプレビューを確認し、文字が潰れていないか、レイアウトが崩れていないかなどを確認しましょう。

まとめ

源泉徴収票の印刷サイズは、法的な規定よりも、「可読性」「効率性」「従業員の利便性」を考慮して決定することが重要です。上記で述べたチェックポイントを参考に、自社にとって最適な印刷サイズを見つけ、スムーズな年末調整業務を実現しましょう。また、近年では電子交付も普及してきています。将来的には、ペーパーレス化を視野に入れることも検討してみてはいかがでしょうか。

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