電話をかけるとき、名乗りはどのようにすればいいですか？

電話応対：スマートな名乗りで好印象を与える！

ビジネスシーンにおいて、電話は依然として重要なコミュニケーションツールです。顔が見えないからこそ、第一印象が大切になります。そこで今回は、電話をかける際のスマートな名乗り方について、より具体的に、そして相手に好印象を与えるためのポイントを掘り下げて解説します。

基本は丁寧かつ簡潔に

上記で述べられているように、電話をかける際、まず最初に自分の名前（フルネーム）を名乗ることは基本中の基本です。「お世話になります。〇〇株式会社の△△（フルネーム）と申します」と、会社名と名前をセットで伝えることで、相手は誰からの電話かすぐに理解できます。

用件は具体的に、そして冒頭に

名乗った後に、用件を簡潔に伝えることも重要です。「〇〇の件でお電話いたしました」といった一般的な表現だけでなく、相手がすぐに内容を把握できるよう、具体的に伝えましょう。例えば、「〇月〇日に発注いたしました〇〇の納期についてお伺いしたく、お電話いたしました」のように、具体的に伝えれば、相手は関連資料を準備するなど、スムーズな対応ができます。

相手に合わせた臨機応変な対応

電話をかける相手によって、名乗り方を変えることも有効です。

• 初めて電話をかける相手: 上記のように、丁寧な言葉遣いで、会社名、氏名を明確に伝えることが重要です。加えて、「突然のお電話失礼いたします」といった一言を添えることで、より丁寧な印象を与えられます。
• いつもお世話になっている相手: いつも連絡を取っている相手であれば、挨拶を省略したり、親しみを込めた表現を使っても良いでしょう。「〇〇様、お世話になっております。△△です」のように、挨拶を簡略化することで、スムーズな会話の導入につながります。

相手が不在の場合

相手が不在の場合でも、伝言をお願いする際に名乗ることは重要です。「〇〇株式会社の△△と申します。〇〇様宛にご連絡させていただいた旨、お伝えいただけますでしょうか。折り返しのご連絡をお願いしたい場合は、電話番号をお伝えします」と、丁寧かつ簡潔に伝えましょう。

部署宛に電話をかける場合

部署宛に電話をかける場合は、「〇〇部ご担当者様いらっしゃいますでしょうか。〇〇株式会社の△△と申します」と、部署と名前を伝え、担当者につないでもらうよう依頼しましょう。

さらに好印象を与えるためのプラスワン

• 明るく、聞き取りやすい声で話す: 声のトーンやスピードは、相手に与える印象を大きく左右します。ハキハキとした明るい声で、ゆっくりと話すように心がけましょう。
• 常にメモを取る準備をしておく: 電話の内容をメモする準備をしておくことで、相手に真剣な姿勢を示すことができます。
• 最後に感謝の言葉を述べる: 電話を切る前に、「お忙しいところ、ありがとうございました」と感謝の言葉を述べることで、好印象を残すことができます。

電話応対は、企業の顔とも言えます。これらのポイントを意識し、スマートな名乗りを心がけることで、スムーズなコミュニケーションを図り、ビジネスチャンスを広げることができるでしょう。