個人情報の保存期間は何年ですか？

個人情報の保存期間：原則3年というけれど、本当にそれだけ？ 知っておくべき例外と落とし穴

「個人情報の保存期間は原則3年」。インターネットで検索すると、このような情報が目に飛び込んでくるかもしれません。確かに、個人情報保護法や関連法令に基づいて、一定の記録を3年間保存する義務があるのは事実です。しかし、この「原則3年」という言葉だけに囚われてしまうと、思わぬ落とし穴にはまってしまう可能性があります。

なぜなら、個人情報の保存期間は、その情報の種類、利用目的、関連する法令など、様々な要因によって大きく左右されるからです。一律に「3年」と考えるのは非常に危険であり、場合によっては法令違反につながる可能性さえあります。

この記事では、「原則3年」という言葉の背景にある法的根拠を紐解きながら、例外となるケースや、より安全な個人情報管理のためのヒントを解説します。

なぜ「原則3年」と言われるのか？

個人情報保護法そのものに、一律3年の保存期間が明記されているわけではありません。この「3年」という期間は、主に個人情報の利用に関する記録の保存義務に起因します。具体的には、個人情報を取得した際の経緯（誰から、どのような手段で取得したか、利用目的は何か等）を記録し、それを3年間保存することが義務付けられています。

これは、万が一、個人情報の不正取得や不適切な利用が発覚した場合に、企業がその経緯を説明責任を果たすために必要な措置です。

「原則3年」の落とし穴：例外となるケース

しかし、重要なのは、この3年という期間は、あくまで記録の保存義務に関するものであり、個人情報そのものの保存期間を定めているわけではないということです。以下に、個人情報そのものの保存期間が3年を超える可能性があるケースをいくつか紹介します。

• 法令による義務: 法律によって、特定の個人情報の保存期間が定められている場合があります。例えば、税務関連の書類は7年間、雇用保険関連の書類は4年間など、関連法令によって保存期間が異なることがあります。
• 契約による義務: 契約内容によって、個人情報の保存期間が定められている場合があります。例えば、会員登録情報や購買履歴など、契約期間中、または契約終了後一定期間、保存が必要となることがあります。
• 訴訟リスク: 訴訟の可能性を考慮して、個人情報をより長く保存する必要がある場合があります。例えば、顧客からのクレームや契約上のトラブルなどが発生した場合、証拠として個人情報を保存しておくことで、訴訟リスクを軽減できる可能性があります。
• 利用目的の達成: 個人情報の利用目的が達成されていない場合、その目的が達成されるまで保存が必要となる場合があります。例えば、サービスの提供に必要な情報や、継続的なサポートに必要な情報などは、利用目的が達成されるまで保存されることがあります。

より安全な個人情報管理のために

上記のように、個人情報の保存期間は、ケースバイケースで判断する必要があります。そのため、企業は以下の点を意識し、より安全な個人情報管理体制を構築することが重要です。

• 個人情報の種類と利用目的を明確化: どのような個人情報を、どのような目的で利用するのかを明確に定義することが、適切な保存期間を設定するための第一歩です。
• 関連法令を確認: 各法令に定められた個人情報の保存期間を確認し、法令遵守を徹底することが重要です。
• 社内規定を整備: 個人情報の取得から廃棄までのプロセスを明確に定めた社内規定を整備することで、組織全体で個人情報保護に対する意識を高めることができます。
• 定期的な見直し: 個人情報の利用状況や関連法令の改正などを踏まえ、定期的に社内規定を見直すことが重要です。
• 不要な個人情報は速やかに削除: 利用目的を達成した個人情報は、速やかに削除することで、情報漏洩のリスクを軽減できます。

個人情報保護は、企業にとって重要な責務です。一律の「原則3年」という考え方に囚われず、個々のケースに合わせた適切な判断と管理体制の構築が求められます。今回の記事が、皆様の個人情報管理の一助となれば幸いです。