年末調整の証明書の原本は不要ですか？

年末調整の証明書の原本は不要！

電子化によって業務効率が大幅向上

2020年以降、年末調整は電子化が進み、保険会社から発行される控除証明書データの電子データ提出により、原本の提出が不要になりました。この電子化により、書類の保管や提出の手間が大幅に軽減され、企業と従業員の双方が恩恵を受けています。

企業側のメリット

• 書類保管のスペース削減：原本の保管が不要になり、保管スペースの削減につながります。
• 入力作業の効率化：電子データが提供されるため、手入力作業が不要になり、業務効率が向上します。
• 提出手続きの簡素化：税務署への提出も電子化できるため、提出手続きが大幅に簡素化されます。

従業員側のメリット

• 原本の紛失や破損の心配なし：電子データなので、原本の紛失や破損を心配する必要がありません。
• 提出の手間が省ける：原本を探す手間や郵送の手続きが不要になり、提出がより容易になります。
• 確定申告時の作業負担軽減：電子データは確定申告時に自動的に取り込まれるため、申告作業が簡素化されます。

電子データ提出の手順

企業側は、従業員から電子データを受け取るシステムを構築する必要があります。従業員は、保険会社から提供される電子データを受信し、企業に提出します。各生命保険会社や損害保険会社によって電子データの提供方法が異なるため、詳細は各社にご確認ください。

税務署への電子データ提出

企業は、従業員から受け取った電子データを、税務署の電子申告・納税システム（e-Tax）を通じて提出します。e-Taxの利用には事前に登録が必要ですので、未登録の場合は登録手続きを行ってください。

原本の保管義務

電子データが提出されても、原本は7年間は保管する義務があります。ただし、保管方法は電子媒体での保管も認められています。

まとめ

年末調整の証明書の原本提出の廃止は、企業と従業員双方の業務効率化に大きく貢献しています。電子データの提出により、書類の保管や提出の手間が省け、確定申告時の作業負担も軽減されます。また、原本の紛失や破損の心配がなくなるなど、従業員にとってもメリットが大きくなっています。