HR ต้องยื่นเอกสารอะไรบ้าง

ภารกิจสำคัญของ HR Payroll มือใหม่: รู้จักและจัดการเอกสารภาษีและประกันสังคมให้ถูกต้อง

สำหรับบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) โดยเฉพาะสายงาน Payroll มือใหม่ การจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีและประกันสังคมเป็นหนึ่งในภารกิจสำคัญที่ต้องเรียนรู้และปฏิบัติอย่างถูกต้อง เพราะความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจส่งผลให้เกิดปัญหาตามมาได้มากมาย บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับเอกสารสำคัญๆ พร้อมทั้งอธิบายรายละเอียดคร่าวๆ เพื่อให้การทำงานของคุณราบรื่นและปราศจากความกังวล

ก่อนอื่นเลย ขอเน้นย้ำว่า การยื่นเอกสารทุกฉบับต้องถูกต้อง ครบถ้วน และตรงตามกำหนดเวลา เพื่อป้องกันการถูกเรียกตรวจสอบหรือมีค่าปรับตามมา โดยเอกสารที่ HR ต้องจัดการและยื่นนั้น สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ส่วนหลัก คือ เอกสารด้านภาษี และ เอกสารด้านประกันสังคม

1. เอกสารด้านภาษี:

• ภ.ง.ด. 1 (แบบแสดงรายการหักภาษี ณ ที่จ่าย): เป็นแบบฟอร์มสำคัญที่ HR ต้องจัดทำและยื่นต่อกรมสรรพากรทุกเดือน โดยจะรวบรวมรายการเงินได้ที่หักภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงานทุกคนในบริษัท ข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุใน ภ.ง.ด. 1 ประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุลพนักงาน เลขประจำตัวประชาชน เงินเดือน รายได้อื่นๆ จำนวนภาษีที่หัก ณ ที่จ่าย เป็นต้น ความถูกต้องของข้อมูลใน ภ.ง.ด. 1 เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นพื้นฐานในการคำนวณภาษีของพนักงานในแต่ละปี

• 50 ทวิ (แบบแสดงรายการเงินได้และค่าใช้จ่ายสำหรับผู้มีเงินได้พึงประเมิน): เอกสารนี้เป็นรายงานสรุปยอดเงินได้และภาษีหัก ณ ที่จ่ายตลอดทั้งปีของพนักงานแต่ละคน โดย HR จะต้องจัดทำและส่งให้พนักงานเพื่อใช้ในการยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา (ภ.ง.ด. 90/91) การจัดทำ 50 ทวิ ที่ถูกต้องและครบถ้วนจะช่วยให้พนักงานสามารถคำนวณภาษีได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว

2. เอกสารด้านประกันสังคม:

• สปส. 1-10 (แบบรายงานการจ่ายเงินสมทบประกันสังคม): HR จะต้องจัดทำและยื่นแบบรายงานการจ่ายเงินสมทบประกันสังคมให้กับสำนักงานประกันสังคมทุกเดือน โดยจะรวบรวมข้อมูลการจ่ายเงินสมทบของพนักงานทุกคนในบริษัท ข้อมูลสำคัญที่ต้องระบุใน สปส. 1-10 เช่น เลขประจำตัวประชาชนของพนักงาน เงินเดือน เงินสมทบของนายจ้างและลูกจ้าง เป็นต้น

• สปส. 1-03 (แบบแจ้งการจ้างงาน): เอกสารนี้ใช้สำหรับแจ้งการจ้างงานของพนักงานใหม่ HR จะต้องยื่นแบบนี้ให้กับสำนักงานประกันสังคมภายใน 7 วัน นับจากวันที่เริ่มจ้างงาน เพื่อให้พนักงานได้รับความคุ้มครองจากประกันสังคมอย่างครบถ้วน

• เอกสารอื่นๆ: นอกจากนี้ อาจมีเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของ HR เช่น เอกสารเกี่ยวกับการลาออก การลาป่วย การเบิกค่ารักษาพยาบาล หรือเอกสารอื่นๆ ตามที่กฎหมายกำหนด การทำความเข้าใจกฎหมายและระเบียบต่างๆ จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง

ข้อควรระวัง:

• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในทุกเอกสารอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนการยื่น เพราะความผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อยอาจส่งผลให้เกิดปัญหาตามมาได้
• ปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการยื่นเอกสารทุกฉบับอย่างเคร่งครัด
• เก็บรักษาเอกสารทุกฉบับอย่างเป็นระบบ เพื่อความสะดวกในการตรวจสอบและอ้างอิงในอนาคต

การทำความเข้าใจและจัดการเอกสารด้านภาษีและประกันสังคมอย่างถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับ HR Payroll การเรียนรู้และปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง จะช่วยลดความผิดพลาด ประหยัดเวลา และทำให้การทำงานของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น และสำคัญที่สุดคือ ทำให้ทั้งบริษัทและพนักงานได้รับความคุ้มครองตามกฎหมายอย่างครบถ้วน