Work in กับ procedure ต่างกันอย่างไร

เส้นแบ่งที่ชัดเจน: ความแตกต่างระหว่าง Procedure กับ Work Instruction

ในโลกของการบริหารจัดการและการควบคุมคุณภาพ เอกสารอย่าง Procedure และ Work Instruction มักถูกนำมาใช้ควบคู่กัน แม้ดูคล้ายคลึงกัน แต่ความจริงแล้วทั้งสองมีความแตกต่างกันอย่างชัดเจน ความเข้าใจที่ถูกต้องเกี่ยวกับความแตกต่างนี้ จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการสื่อสารภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี

Procedure (ขั้นตอนปฏิบัติงาน) เปรียบเสมือนแผนที่นำทางระดับสูง มันเป็นเอกสารที่อธิบายขั้นตอนการทำงานโดยรวม ครอบคลุมภาพรวมของกระบวนการ เน้นความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอนต่างๆ และผลลัพธ์ที่ต้องการ Procedure ไม่ได้ลงลึกไปถึงรายละเอียดเฉพาะเจาะจงของแต่ละขั้นตอน แต่จะให้ภาพรวมที่ชัดเจนว่ากระบวนการนั้นทำงานอย่างไร ตัวอย่างเช่น Procedure ในการจัดการการร้องเรียนของลูกค้าอาจอธิบายขั้นตอนการรับเรื่อง การตรวจสอบ การแก้ไขปัญหา และการติดตามผล แต่จะไม่ระบุรายละเอียดเช่น “ใช้แบบฟอร์มหมายเลข 123 เพื่อบันทึกข้อมูลลูกค้า”

Work Instruction (คำแนะนำการปฏิบัติงาน) เป็นเอกสารระดับล่างที่ให้รายละเอียดเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับการปฏิบัติงานแต่ละขั้นตอน มันเปรียบเสมือนคู่มือการใช้งานที่ระบุขั้นตอนการทำงานอย่างละเอียด รวมถึงเครื่องมือ อุปกรณ์ วัสดุ และมาตรฐานคุณภาพที่เกี่ยวข้อง Work Instruction จะอ้างอิง Procedure โดยเป็นส่วนย่อยที่อธิบายรายละเอียดของขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งใน Procedure กลับไปยังตัวอย่างการจัดการการร้องเรียนของลูกค้า Work Instruction อาจระบุขั้นตอนการ “รับเรื่องร้องเรียน” อย่างละเอียด เช่น วิธีการรับโทรศัพท์ วิธีการบันทึกข้อมูล และวิธีการส่งต่อเรื่องร้องเรียนให้กับฝ่ายที่เกี่ยวข้อง รวมถึงแบบฟอร์มที่ต้องใช้ และมาตรฐานเวลาในการตอบกลับลูกค้า

สรุปความแตกต่างที่สำคัญ:

โดยสรุป Procedure เป็นแผนแม่บท ส่วน Work Instruction เป็นคู่มือการปฏิบัติงานตามแผนแม่บทนั้น ทั้งสองเอกสารมีความสำคัญต่อการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับมาตรฐาน การจัดทำเอกสารทั้งสองอย่างครบถ้วนและชัดเจน จะช่วยลดความสับสน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างมาตรฐานคุณภาพที่สม่ำเสมอให้กับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ