ข้อใดคือขั้นตอนแรกของการวางแผนการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบที่ถูกต้อง

การวางแผนการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบ (Systematic Change Planning) ต้องอาศัยความรอบคอบและเป็นขั้นเป็นตอนเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงนั้นเกิดประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ คำถามที่ว่า ขั้นตอนแรกของการวางแผนการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบที่ถูกต้องคืออะไร คำตอบคือ การทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันอย่างถ่องแท้

ก่อนที่จะกระโจนเข้าสู่การวางแผน การ “สำรวจ” และ “วิเคราะห์” สถานการณ์ปัจจุบันถือเป็นก้าวแรกที่สำคัญที่สุด เปรียบเสมือนการวางรากฐานที่แข็งแกร่งให้กับอาคาร หากรากฐานไม่มั่นคง ต่อให้ออกแบบอาคารสวยงามเพียงใด สุดท้ายก็อาจพังทลายลงมาได้

การสำรวจสถานการณ์ปัจจุบันอย่างละเอียด หมายถึงการ “มองให้เห็นภาพรวม” ของระบบที่เราต้องการเปลี่ยนแปลง ไม่ว่าจะเป็นระบบการทำงาน กระบวนการ หรือแม้แต่พฤติกรรมของคน ต้องมองให้ครบทุกมิติ ไม่ใช่เพียงมุมมองเดียว หรือเฉพาะส่วนที่เราสนใจ

ส่วนการวิเคราะห์ คือการ “แยกแยะ” องค์ประกอบต่างๆ ภายในระบบ โดยเฉพาะการวิเคราะห์ SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) หรือ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้นว่า อะไรคือปัจจัยที่จะสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง อะไรคืออุปสรรคที่ต้องข้ามผ่าน และโอกาสใดบ้างที่เราสามารถคว้าไว้ได้ รวมถึงภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น

ตัวอย่างเช่น หากองค์กรต้องการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงาน การสำรวจอาจเริ่มจากการสัมภาษณ์พนักงาน สังเกตการณ์กระบวนการทำงาน และรวบรวมข้อมูลจากระบบต่างๆ จากนั้นนำข้อมูลมาวิเคราะห์ เช่น จุดแข็งขององค์กรคือ พนักงานมีความเชี่ยวชาญ จุดอ่อนคือ ระบบการสื่อสารภายในยังไม่ดี โอกาสคือ เทคโนโลยีใหม่ๆ ที่สามารถนำมาปรับใช้ และอุปสรรคคือ ความลังเลที่จะเปลี่ยนแปลงของพนักงานบางส่วน

เมื่อเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันอย่างถ่องแท้แล้ว เราจึงสามารถกำหนดทิศทาง และเป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงได้อย่างเหมาะสม โดยเป้าหมายนั้นต้อง “วัดผลได้” เพื่อให้สามารถติดตามความคืบหน้า และประเมินผลลัพธ์ได้อย่างเป็นรูปธรรม นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืนในระยะยาว ไม่ใช่เพียงการเปลี่ยนแปลงชั่วคราว หรือ “ไฟไหม้ฟาง”

ดังนั้น การทำความเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันอย่างถ่องแท้ จึงเป็นเสมือน “ก้าวแรก” ที่สำคัญที่สุด ในการวางแผนการเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบ เพราะเป็นพื้นฐานในการกำหนดทิศทาง วางแผนกลยุทธ์ และนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จอย่างแท้จริง